Er is veel stress voor banken, advocatenkantoren en ook bij fintech-bedrijven. Niet alleen door de erkende autoriteiten, maar ook vanwege geleidelijk hardere voorschriften. Je moet je klanten niet alleen begrijpen in de customer due diligence, maar ook kunnen aantonen dat je ze kent. Dit vereist nauwkeurige, veilige en traceerbare documentatie van al je customer due diligence-processen.

Customer Due Diligence en het belang van documenteren

Customer due diligence of klant achtergrond controles in het Nederlands, is een essentieel onderdeel bij het bestrijden van witwassen en terroristische financiering. Het gaat om het herkennen en bevestigen van klanten en het ontdekken van de reden voor de commerciële verbinding. Het “voorkomen van het witwassen van geld en terroristische financiering” of de WWFT compliance vereist organisaties om meer gedetailleerde achtergrondcontroles uit te voeren. Dit betekent dat je niet alleen de identiteit van je klanten moet bewijzen, maar ook de ultieme begunstigden moet identificeren, een risicoprofiel opstellen en de oorsprong van fondsen moet controleren.

Het belang van nauwkeurige gegevens in deze procedure is cruciaal. Zonder een goed georganiseerde, ophaalbare opslag van alle documenten met betrekking tot customer due diligence, is het bijna onmogelijk om aan alle wettelijke normen te voldoen en toezichtsaudits door te geven. Elke stap in customer due diligence moet duidelijk en traceerbaar zijn.

De belangrijkste documenten binnen customer due diligence

De beoordeling van klantinformatie omvat veel vertrouwelijke artikelen. Denk aan:

  • Identiteitscertificaten: kopieën van paspoorten, identiteitskaarten of rijbewijs.
  • UBO-verklaringen: documenten waarin de uiteindelijke begunstigden van een rechtspersoon worden geregistreerd, inclusief bewijs van eigendom en controlestructuren.
  • Extracten van de Kamer van Koophandel: recente uittreksels uit het handelsregister om de juridische entiteit en beheerders te verifiëren.
  • Sanctie en PEP-controles: resultaten van screening tegen sanctielijsten en lijsten van politiek prominente mensen (PEP’s).
  • Risicoprofielen en transactiemonitoring: interne documenten waarin het risico van de klant wordt geanalyseerd en de monitoring van transacties wordt geregistreerd.
  • Bron van fondsen: records die laten zien waar de inkomsten of bezittingen van de klant vandaan komen.

Deze customer due diligence-documenten bevatten persoonlijke gegevens en geheime info, wat leidt tot strikte regels voor het houden en afhandelen ervan. Ongeautoriseerde invoer of ontbreken van deze informatie kan aanzienlijke en ongewenste gegevenslekken, boetes en schade aan je reputatie veroorzaken. Dat is de reden waarom strikt gecontroleerde en geregistreerde toegang tot deze customer due diligence-bestanden zeker van het grootste belang is.

Stroomlijn je customer due diligence met een virtuele dataroom

Een virtuele dataroom (VDR) is een webgebaseerd systeem op maat voor veilige distributie en afhandeling van privédocumenten. Ze zijn perfect voor het controleren van customer due diligence omdat ze de nadruk leggen op veiligheid, management en tracking.

Gecentraliseerde bestandsstructuur per cliënt

Een VDR biedt een systematische omgeving waar je een afzonderlijke en beschermde map kunt maken voor elke klant of elke deal. Dit garandeert een betere regeling van alle customer due diligence-records. In plaats van verspreide e-mails, lokale schijven of ongeorganiseerde cloudopslag, worden alle gegevens opgeslagen op een centrale, gemakkelijk toegankelijke plek. Dit vermindert de tijd besteed aan het kijken en verlaagt ook de kans op het misplaatsen van belangrijke records en beveiligde CDD documentatie.

Toegangscontroles

Een van de meest verbluffende kenmerken van een due diligence data room is de mogelijkheid om ingewikkelde machtigingsinstellingen op te zetten. Je kiest wie de bestanden kan zien, wijzigen, opslaan, opslaan, distribueren en kunt afdrukken. Dit staat ook bekend als “access-controlled storage“. Het is cruciaal voor customer due diligence, waarbij interne teams (naleving, legaal) andere behoeften hebben dan externe adviseurs (accountants, externe juridische teams) of zelfs je klant.

Voorbeelden van rollen en hun permissies:

  • Compliance Officer: heeft de bevoegdheid om de risicobeoordeling voor elke klant te wijzigen, op voorwaarde dat je de nodige documentatie nodig hebt om je beslissing te ondersteunen.
  • Juridische team: leesrechten voor juridische documenten en customer due diligence-contracten, maar geen toegang tot gevoelige financiële gegevens van de klant.
  • Externe auditor: beperkte leesrechten voor specifieke customer due diligence-documenten die nodig zijn voor een audit trail voor due diligence, met de optie om downloads te beperken.
  • Klant: alleen toegang tot documenten die zij moeten leveren of moeten verifiëren, met de mogelijkheid om documenten veilig naar de VDR te uploaden.

Dit nauwkeurige management garandeert dat alleen toegestane personen vertrouwelijke gegevens kunnen bereiken, cruciaal voor een open klantverificatiesysteem. Wil je meer weten? Lees dan verder over het delen van veilige bestanden.

Volg je customer due diligence documenten op de voet!

Elke actie binnen een VDR wordt opgenomen in een gedetailleerd auditlogboek: 

  • Wie heeft het document bekeken? 
  • Wanneer is het document bekeken? 
  • Wie heeft welk document gedownload of afgedrukt? 
  • Wanneer zijn documenten geüpload of gewijzigd?

Dit is cruciaal tijdens de nalevingscontroles van de customer due diligence-documenten. Supervisors en regulators kunnen om bewijs van je customer due diligence-procedures vragen wanneer zij maar willen. Compliance-ready VDR’s zijn essentieel voor organisaties die hun naleving van de wettelijke vereisten moeten bewijzen.

Scenario: Hoe een advocatenkantoor een VDR gebruikt voor customer due diligence

Stel je voor dat een middelgroot advocatenkantoor in Amsterdam een nieuwe, internationale cliënt wil aannemen. Het customer due diligence-proces is uitgebreid en vereist documenten van verschillende afdelingen van de cliënt en meerdere interne teams van het advocatenkantoor.

  • Client Onboarding: Zodra het partnerschap begint, stelt het juridische team een ​​beschermde ruimte op voor de nieuwe klant in de VDR. De klant heeft de toegang tot deze map beperkt, waarbij de richtlijn hier alle benodigde due diligence -bestanden van de klant uploadt (identiteitscertificaten, UBO -verklaringen, financiële overzichten). Dit verwijdert het gevaar van e-mail links die schadelijk kunnen zijn of verdwijnen.
  • Interne review: het juridische team heeft toegang tot de relevante customer due diligence-contracten, terwijl het compliance-team de UBO-structuur en de herkomst van de middelen controleert. Beide teams hebben verschillende lees- en/of bewerkingsrechten binnen de klantmap, afhankelijk van hun rol. Alle communicatie en documentuitwisseling vindt plaats binnen de beveiligde omgeving van de VDR, waardoor er geen gevoelige informatie via onbeveiligde kanalen wordt verzonden.
  • Regelmatige updates: na de initiële onboarding moeten deze customer due diligence-documenten periodiek worden bijgewerkt (bijvoorbeeld jaarlijks, of bij wijzigingen in de UBO-structuur). De VDR bewaart alle versies van documenten, zodat er altijd een chronologisch overzicht beschikbaar is. 
  • Regulator: De toezichthouder vraagt om de beveiligde CDD documentatie van de nieuwe internationale cliënt. Het advocatenkantoor hoeft niet te speurneuzen in e-mails of op lokale schijven. Ze genereren eenvoudigweg een rapport uit de VDR dat alle ingeziene, geüploade en gedownloade documenten voor die specifieke cliënt bevat, inclusief timestamps en gebruikersinformatie.

Wat zijn de voordelen van een VDR tijdens doorlopende customer due diligence-processen en reviews?

Het gebruik van een VDR strekt zich verder uit dan de initiële onboarding. Voor doorlopende customer due diligence-processen en periodieke reviews biedt het aanzienlijke voordelen:

  • Terugkerende KYC-updates: periodieke herbeoordelingen van cliënten en de bijbehorende documentatie is elke compliance medewerker wel bekend. Een compliance-ready VDR zorgt voor een consistente versiebeheer van je customer due diligence-documenten en geeft een gemakkelijke toegang tot gearchiveerde informatie, wat het proces stroomlijnt. Je kunt eenvoudig opmerken wanneer een customer due diligence-bestand het meest recent is gewijzigd en indien nodig om een ​​nieuw exemplaar vragen.
  • Consistente versiebeheer en archief:  met de ingebouwde versiebeheerfunctie van een VDR, kun je altijd verwijzen naar het nieuwste customer due diligence-document en blijven de eerdere versies nog steeds beschikbaar. 
  • Minder handmatige opvolging: dit uniforme systeem en de optie voor klanten om onmiddellijk customer due diligence-papierwerk in te dienen, vermindert constante e-mailuitwisselingen en de gevaren die aan hen zijn gekoppeld. Dit behoudt niet alleen de tijd, maar vermindert ook de kans op fouten en informatielekken.

Checklist: is je customer due diligence documentatieproces audit-vriendelijk?

Om te bepalen of je huidig customer due diligence-documentatieproces voldoet aan de eisen van toezichthouders, kun je jezelf de volgende vragen stellen:

  • Kun je de toegang per bestand/gebruiker beperken en controleren? ‘Access-controlled document storage’ is cruciaal voor de naleving van privacywetgevingen.
  • Kun je bewijzen wie een document heeft geopend en wanneer? Een gedetailleerde customer due diligence is onmisbaar voor transparantie en bewijsvoering tijdens audits.
  • Sla je bestanden op conforme locaties op? De locatie van je data is van groot belang. Een VDR zorgt voor een veilige opslag van je customer due diligence-documenten.
  • Is er een centraal archief van alle customer due diligence-documenten per cliënt? Een gefragmenteerd archief verhoogt de risico’s op het missen van belangrijke informatie.
  • Heb je een proces voor de versiebeheer van customer due diligence-documenten? Het kunnen terughalen van eerdere versies van documenten is essentieel voor historische context en auditing.

Als je op één of meer van deze vragen ‘nee’ heeft geantwoord, is het een sterk signaal dat je huidige proces kwetsbaar is en mogelijk niet voldoet aan de steeds strengere regelgeving.

Conclusie

Een virtuele dataroom doet niet de onboarding voor u; het perfectioneert de manier waarop je compliance-team de essentiële customer due diligence-documenten beheert. In een tijdperk van toenemende druk op de regelgeving is het niet langer voldoende om alleen aan de compliance-eisen te voldoen; je moet dit ook aantoonbaar maken door middel van een audit trail voor due diligence. Een compliance-ready VDR biedt je de instrumenten om veilige customer due diligence-documentatie te waarborgen. Het is een strategische investering in de robuustheid van je compliance-framework en de bescherming van je reputatie.