Instructie voor het kiezen
De virtuele dataroom biedt veel functies voor het beveiligen van documenten en gevoelige bedrijfsgegevens. Verschillende beschermende functies, van watermerken tot encryptie, zorgen voor veiligheid.
Dynamische watermerken
Tot ieder document dat van de virtuele dataroom wordt gedownload, worden automatisch watermerken toegevoegd. Ze kunnen naar de datum van het downloaden, de naam van het project, de naam en zelfs het IP-adres van de persoon verwijzen.
Vervaldatum van de toegang tot het document
Deze beschermende functie, ook soms genoemd als “zelfvernietiging van documenten” of “afstandelijke eliminatie” laat u toe om het toegangsrecht tot het document te allen tijde te blokkeren, zelfs als de gebruiker het bestand al heeft gedownload. Dit helpt de onbevoegde verspreiding van documenten te voorkomen.
Beperking van bekijken
Deze beschermingsfunctie geeft u de mogelijkheid om de weergave van een deel van een document te blokkeren terwijl het in een internetbrowser wordt bekeken. Hiermee kunt u schendingen van veiligheidseisen voorkomen, zoals de mogelijkheid voor onbevoegde personen om gegevens te bekijken in openbare plaatsen, het opnemen van informatie met behulp van een fotocamera of het opnemen van een afbeelding op het scherm.
256-bit SSL/TLS encryptie
256-bit SSL/TLS encryptie is de gouden standaard voor de uitvoering van online bankverrichtingen en e-commerce transacties. Bij het overbrengen van informatie naar en vanuit de dataroom, alsmede bij het bewaren van gegevens moet de sterkste encryptie worden gebruikt.
Beperking van toegang tot het document
De middelen voor de bescherming van documenten geven u de mogelijkheid om het beveiligingsniveau van elk document te bepalen. Voor elk document in de virtuele dataroom kan men het recht te bekijken, het recht op gemeenschappelijke toegang, het recht te bewerken, het recht het origineel of een kopie met watermerken te downloaden, bepalen. De functie van de toets “Print screen” kan ook worden beperkt. Het toegangsrecht kan worden bepaald voor elke afzonderlijke gebruiker van de virtuele dataroom.
Back-up
Back-up is een deel van het systeem van documentbeveiliging. Het zorgt ervoor dat de gegevens die in de virtuele dataroom worden geladen, nooit verloren gaan en niet per ongeluk worden vernietigd. U moet voor virtuele datarooms kiezen die de functie van back-up in reële tijd bieden via de encryptie-netwerken VPN.
Scannen op virussen
Virtuele datarooms automatisch scannen alle geladen documenten voor virussen en andere defecten. De meeste virtuele datarooms staan het downloaden van defecte bestanden niet toe.
Encryptie bij het opslaan en openen
Om ongeautoriseerde toegang via een onveilig netwerk te voorkomen, wordt het document automatisch versleuteld bij het openen. Encryptie bij het opslaan zorgt voor het veilige bewaren van documenten. Daardoor kunnen onbevoegde personen het niet lezen.
Virtuele datarooms bevinden zich in fysiek beveiligde centrums met een groot aantal beveiligingsfuncties die de toegang tot vertrouwelijke gegevens beperken.
Certificatie SOC 2
Certificatie SOC 2 voor centrums van gegevensopslag bevestigt dat dergelijke centrums aan alle eisen voldoen in verband met de beveiliging, veiligheid en vertrouwelijkheid van uw virtuele opslagruimte.
Certificatie ISO 27001
Certificatie volgens standaard ISO 27001: 2013 is de strikste internationale certificatie die de beveiliging van informatie op het IT-gebied bevestigt. De overeenstemming ermee garandeert de beschikbaarheid van nodige middelen die beveiligingsrisico’s en het ontstaan van kwetsbaarheden voorkomen.
Certificatie SSAE 16
De norm betreffende de overeenstemming met de audit-standaarden SSAE is een van de strengste standaarden die de uitvoering van een audit met betrekking tot het interne controlesysteem voor financiële verslaggeving vereisen. Meestal is de SSAE 16-certificatie nodig voor datarooms in het geval van fusies en overnames. Als deze aanwezig is, betekent het dat de virtuele dataroom aan de eisen van de Sarbanes-Oxley-wet inzake financiële regelgeving voldoet.
Veiligheid van het centrum voor het bewaren van gegevens
Centrums voor het bewaren van gegevens gebruiken middelen van fysieke bescherming, strikte toegangsregels met inbegrip van het gebruik van biometrische systemen van identificatie, bewapende bewakers en videobewaking, beveiligde ruimten en roosters, ononderbroken stroomsystemen, systemen van back-up, brandbeveiliging en antivloed.
Toegang wordt aangeboden alleen aan diegenen die het nodig hebben, en is een integraal onderdeel van een effectief virtueel platform van de virtuele dataroom. Toestemmingen moeten worden gecontroleerd door de verstrekking en beperking van toegang volgens de overeenstemmende regels. De beveiligingsfuncties en de regels voor de verstrekking van toegang voorkomen schendingen van veiligheid, onbevoegde toegang, en blokkeren de toegang tot bepaalde gegevens.
Toegang via mobiele apparaten
De virtuele dataroom kan toegang waarborgen tot beveiligde documenten via mobiele apparaten met behulp van gespecialiseerde apps.
Verificatie door verschillende kanalen
Deze beveiligingsfunctie zorgt voor een aanvullend niveau van veiligheid, waarmee gebruikers hun identiteit moeten bevestigen vanaf nog een apparaat om toegang te krijgen tot de dataroom. Ze voorkomen toegang tot de dataroom vanaf gestolen of gehackte apparaten.
Toestemmingen voor groepen
De eigenaar van een virtuele dataroom kan groepen met bepaalde toegangsniveaus creëren. Deze functie vereenvoudigt de controle over gebruikers en creëert een extra beschermingsniveau.
Toestemmingen voor gebruikers van verschillende niveaus
Beheerders van virtuele datarooms kunnen verschillende niveaus van toegang tot documenten instellen voor verschillende gebruikers en groepen gebruikers, wat de beveiliging van documenten in de dataroom verbetert en helpt om gebruikersacties in de dataroom te registreren voor toekomstige controles.
Individuele toegang
De beheerder van een virtuele dataroom kan een individueel gedefinieerde toegang tot de documenten van de dataroom verstrekken. Met behulp van zo’n functie kan men bepalen wie toegang heeft tot elk bestand en elke map, afhankelijk van de rol van de gebruiker in het transactieproces of van zijn positie in het bedrijf.
Dubbele authenticatie
Dubbele authenticatie zorgt voor een aanvullend beveiligingsniveau. Gebruikers kunnen inloggen met een wachtwoord en een unieke code die naar de mobiele telefoon van de gebruiker wordt verzonden.
De virtuele dataroom biedt uitgebreide mogelijkheden voor de registratie en verslaggeving met betrekking tot alle evenementen en alle soorten activiteit in de dataroom. Beheerders kunnen alle activiteiten met bestanden tracken.
Logboeken
Het logboek registreert alle acties in verband met het uploaden, bekijken en downloaden van gegevens in de virtuele dataroom. Alle acties met bestanden worden geregistreerd, met inbegrip van bekijken, beveiligd uploaden, afdrukken en downloaden.
Gedetailleerde rapporten over acties in de dataroom
Elk bestand en elke actie in de virtuele dataroom wordt voorlopig gelabeld en geregistreerd. Automatisch gegenereerde rapporten over de activiteiten in de dataroom worden automatisch verzonden naar de systeembeheerder voor verificatie na het verstrijken van een bepaalde periode.
Controle over document-versies
Met de controle over versies kunnen beheerders het automatische opslaan van documentinstellingen controleren. Afhankelijk van de instellingen kunnen gebruikers alle wijzigingen in vorige versies tracken en altijd de nieuwste versie van het document hebben.
Meldingen
Afhankelijk van hun toegangsniveau kunnen beheerders en gebruikers van de virtuele dataroom meldingen ontvangen over de vernieuwing van documentversies en het downloaden van nieuwe bestanden.
De functies van de gebruikersinterface helpen bij het vereenvoudigen van het proces van het werken met een document en versnellen de uitvoering van typische taken, terwijl ze ook de tijd die nodig is voor de training van de gebruiker, maximaal verkorten.
Unieke website
U moet de voorkeur geven aan dergelijke leveranciers die u de mogelijkheid geven om uw virtuele dataroom uiterlijk te personaliseren met uw eigen kleuren en bedrijfslogo.
Uploaden van talrijke bestanden en big data
Bij het exporteren en importeren van veel bestanden en mappen wordt er een grote hoeveelheid gegevens verzonden. Men moet de voorkeur geven aan providers die geen limiet stellen voor de maximale grootte van gedownloade bestanden.
Functie van slepen en neerzetten
Met de functie van slepen en neerzetten kunnen gebruikers bestanden virtueel over te dragen vanaf hun apparaten naar de virtuele dataroom met het doel van hun automatische uploaden.
Zoeken in de hele tekst
Een geavanceerde functie van het zoeken in de hele tekst maakt het gemakkelijk om naar trefwoorden te zoeken in titels, meta-bladen en de inhoud van documenten, zelfs in gescande documenten.
Links binnen het document
Met deze functie kunnen gebruikers links maken naar een ander document, alsmede links met informatie ruilen met andere bevoegde gebruikers in de dataroom.
Integratie met Microsoft Office
Integratie met Microsoft Office geeft gebruikers de mogelijkheid om direct toegang te krijgen tot bestanden in de beveiligde virtuele dataroom en deze op te slaan in Word, Excel en PowerPoint.
Sectie van vragen en antwoorden
In de sectie van vragen en antwoorden van de virtuele dataroom kunnen gebruikers contact opnemen met andere gebruikers en beheerders met betrekking tot vragen over de documenten die zijn opgeslagen in de dataroom. Virtuele datarooms met meer gecompliceerde functies ook bieden een sectie met antwoorden op veelgestelde vragen.
Tool voor het bekijken van documenten met scrollen
Met deze functie kunt u schakelen tussen diverse documenten in een map, waarbij een document open blijft. Het bespaart veel tijd voor gebruikers die mappen met honderden documenten moeten bekijken.
Het gebruik van een beveiligd platform bij het werken met transacties geeft u de mogeljkheid om van elk apparaat onmiddellijk een werkplek te maken. Bestanden die veilig worden opgeslagen in de dataroom, worden onmiddellijk beschikbaar gemaakt voor elke partij van de transactie door portals die de aanwezigheid van nodige machtigingen controleren. Meldingen in real time onmiddellijk verstrekken informatie over de met de transactie verbonden recente acties.
Applicaties voor iPad en iPhone
Het virtuele dataroom moet geschikt zijn voor verschillende populaire apparaten, van desktops tot tablets en smartphones, alsmede speciaal ontworpen zijn met dit in gedachten.
Ondersteuning van verschillende apparaten
Sommige virtuele datarooms hebben partnerrelaties met populaire applicaties, wat de effectiviteit van het werk verhoogt, maar leveranciers van datarooms met meer gecompliceerde functies bieden hun gebruikers gespecialiseerde apps voor iOS, Android, Blackberry en Windows.
Interface voor mobiele apparaten
De voor mobiele apparaten geoptimaliseerde interface maakt het gemakkelijk voor gebruikers om vanaf hun mobiele apparaten toegang te krijgen tot documenten en andere bestanden in de virtuele dataroom.
Ondersteuning van verschillende talen
Een meertalige gebruikersinterface stelt gebruikers uit verschillende landen in staat om de virtuele dataroom in hun eigen taal te gebruiken, en providers van datarooms met meer gecompliceerde functies bieden ook de indexering van documenten in verschillende talen.
Afwezigheid van plug-ins
Virtuele datarooms moeten zorgen voor het uploaden van documenten en het bekijken ervan zonder dat gebruikers extra applicaties of plug-ins van derden op hun apparaten hoeven te installeren.