Passende software van de dataroom vinden, vergelijken en kiezen
Leveranciers van virtuele datarooms
Vind een passend platform voor uw project Vergelijk de beste aanbiedingen omtrent hun functies, veiligheid en referenties.

Veilige bestandsuitwisseling

Huidige specialisten en ondernemingen voortdurend creëren, verbruiken en verzenden verschillende soorten informatie. Tijdens hun activiteiten hoeven ondernemingen bestanden uit te wisselen, toegang te krijgen en met deze te werken. Presentaties, documenten, spreadsheets en afbeeldingen zijn slechts enkele voorbeelden van dergelijke bestanden. Velen van deze bestanden worden opgeslagen op pc’s, desktops en laptops, andere worden opgeslagen op de servers van een bedrijf. Maar ongedacht waar ze worden opgeslagen, moeten gebruikers tot deze toegang hebben vanaf een kantoor, thuis en onderweg. Veel organisaties moedigen hun werknemers aan om hun eigen computers te gebruiken, waardoor de werknemers toegang kunnen krijgen, bestanden uitwisselen en met bedrijfsgegevens werken vanaf hun persoonlijke apparaten, met inbegrip van laptops, smartphones en tablets.

Zodat gebruikers toegang kunnen krijgen en met bedrijfsgegevens werken op diverse apparaten is beveiligde bestandssynchronisatie noodzakelijk. Bovendien vereist het werken met gegevens vaak toegang tot deze voor gebruikers die zich buiten de onderneming bevinden – partners, aandeelhouders, leveranciers en klanten. Zoals in het geval van elk ander soort vertrouwelijke informatie moet de bestandsuitwisseling nauwkeurig worden gecontroleerd.

Wanneer zakelijke gebruikers bestanden of documenten snel moeten uitwisselen, gebruiken ze vaak platforms voor bestandsuitwisseling die voor algemeen gebruik bestemd zijn en aan de veiligheidseisen van bedrijven niet voldoen.

In hun bedrijfsomgeving willen huidige zakelijke gebruikers een eenvoudige en betrouwbare methode hebben voor veilige bestandsuitwisseling, waardoor ze zonder problemen toegang kunnen hebben tot de benodigde bestanden op alle soorten apparaten en voor gemeenschappelijk werk met collega’s, klanten en partners zelfs buiten het bedrijfsysteem van toegangsbeveiliging zorgen.

Er bestaan enkele methoden die men gewoonlijk gebruikt voor dagelijkse bestandsuitwisseling, zoals e-mail, websites voor de uitwisseling van bestanden en uitwisseling via het FTP-protocol. Het gebruik van e-mail voor bestandsuitwisseling biedt geen enkele controle erover wat wordt verzonden, hoe de toegang wordt uitgevoerd en hoeveel kopieën worden verzonden en doorgestuurd. Aan traditionele systemen voor bestandsuitwisseling via het FTP-protocol is een verhoogd risico van inbreuk op de beveiliging inherent, omdat gebruikers op ongecontroleerde wijze hun wachtwoorden uitwisselen en de gegevens een lange tijd, soms wel jarenlang, op FTP-servers blijven.

De systemen van bestandssynchronisatie en bestandsuitwisseling voor algemeen gebruik, zoals Dropbox, zijn gemakkelijk voor veel gebruikers en werken meestal zoals men verwacht. Recente inbreuken op de beveiliging van dergelijke diensten van bestandsuitwisseling hebben echter geleid tot gevallen van niet-naleving van vertrouwelijkheid en onmogelijkheid om de juiste nodige gegevens te vinden. Dergelijke onbeschermde diensten van bestandsuitwisseling beschikken niet over hulpmiddelen voor de monitoring, tracking en registratie van gebruikersacties, evenals over andere functies die belangrijk zijn bij het uitwisselen van bestanden.

Onbeschermde bestandsuitwisseling biedt geen controle over vertrouwelijke gegevens en vormt een aanzienlijk risico. Het is dus een reden tot bezorgdheid voor informatiediensten van bedrijven. Eenvoudig gezegd is ongecontroleerd bestandsuitwisseling niet effectief, te kostbaar en riskant, waardoor bedrijven een aanzienlijk risico lopen dat ze hun wettelijke, contractuele en andere verplichtingen niet zouden kunnen nakomen.

Beschermde bestandssynchronisatie en bestandsuitwisseling door middel van cloudtechnologieën

Een virtuele dataroom op het niveau van een bedrijf is een alternatief voor e-mail, FTP en diensten van bestandsuitwisseling voor algemeen gebruik, welke een end-to-end cloudinfrastructuur creëert onder volledige controle van het bedrijf.

Een virtuele dataroom combineert de behoefte aan gebruiksgemak voor de eindgebruiker met de juiste beveiliging, flexibiliteit en beheermogelijkheden die nodig zijn voor de onderneming, in het bijzonder informatiediensten, die de processen van bestandsuitwisseling moeten controleren om uiterst belangrijke gegevens en informatiemiddelen te beschermen.

De virtuele dataroom bevrijdt organisaties van de afhankelijkheid van FTP-servers en van de noodzaak om mogelijk onveilige e-mailbijlagen te gebruiken bij de uitwisseling van bedrijfsgegevens, terwijl ze eindgebruikers hetzelfde gemak en dezelfde flexibiliteit samen met toegangscontrole en volledige beveiliging geeft.

Zo’n systeem van bestandsuitwisseling geeft gebruikers de mogelijkheid om bestanden, documenten, afbeeldingen en video te uploaden en te downloaden via diverse apparaten, zoals smartphones, tablets en desktops.

Met behulp van een virtuele dataroom kunnen bedrijven en serviceproviders diensten van bestandsuitwisseling en bestandssynchronisatie organiseren voor hun gebruikers, waardoor ze perfecte werkomstandigheden creëren voor werknemers wanneer deze vanaf elk apparaat en elke locatie kunnen werken. Beveiligde toegang tot bestanden in een virtuele dataroom op elk moment verhoogt de productiviteit en zorgt voor een meer effectieve samenwerking tussen verschillende teams. De voordelen van beveiligde bestandsuitwisseling via een virtuele dataroom:

  • alternatief voor het gebruik van het FTP-protocol voor de overdracht van grote bestanden
  • beveiligde toegang tot bestanden voor medewerkers vanaf eigen apparaten
  • bestandssynchronisatie op alle apparaten
  • bestandssynchronisatie op websites en in bureaus
  • werkomgeving voor gemeenschappelijk werk
  • gemak van leren, gebruiksgemak

Gecentraliseerd beheer

Een virtuele dataroom biedt een uitgebreid dashboard voor gecentraliseerd beheer, waarmee beheerders de activiteiten van individuele gebruikers kunnen bewaken, beveiligen, beheren en ondersteunen.

Volledige controle over de inhoud

Een virtuele dataroom in een bedrijf zorgt voor volledige controle over vertrouwelijke informatie met behulp van een platform voor het beheer van big data met het doel van veilig gemeenschappelijk werk met externe partners, experten en aandeelhouders. Met behulp van instellingen kunt u het machtigingsniveau voor gebruikersgroepen wijzigen, hen de mogelijkheid gevend om projectmappen voor gegevensuitwisseling te creëren. Toegang tot gemeenschappelijke documenten wordt strikt gecontroleerd door de beheerder die de machtigingen creëert en annuleert voor het openen, bekijken, downloaden, afdrukken, kopiëren/plakken van fragmenten, doorsturen of voor andere operaties met documenten. De principes van het beheer van digitale rechten worden automatisch en consistent toegepast voor alle gebruikers.

Synchronisatie van talrijke mappen

Dankzij de functie van mapsynchronisatie worden de bestanden van gebruikers automatisch gesynchroniseerd op hun desktops, laptops en in hun map in de virtuele dataroom, waarbij gebruikers toegang krijgen tot de laatste versie. Goede virtuele datarooms moeten de synchronisatie van talrijke mappen ondersteunen, wanneer elke map kan worden gekozen voor synchronisatie.

Gezamenlijk werk van een projectteam

Het systeem van bestandssynchronisatie en bestandsuitwisseling van een virtuele dataroom geeft gebruikers de mogelijkheid om hun werkomgeving te organiseren in de vorm van mappen van de virtuele dataroom met het doel van gezamenlijk werk met collega’s, met inbegrip van de volgende functies:

  • Bepaling van toegangsniveaus en beperking van toegang per tijd
  • Dubbele gezamenlijke mapsynchronisatie op gebruikersapparaten
  • Tweerichtingssynchronisatie voor definitieve bestanden
  • Eenmalige uitwisseling van bestanden met behulp van tijdsgebonden uitnodigingen voor URL-adressen
  • Toestemmingen om gezamenlijke projectmappen te creëren voor gebruikers met bijbehorende verantwoordelijkheden

Minimalisering van risico’s met maximale naleving van wettelijke eisen

Het zorgen voor betrouwbare beveiliging van gegevens op apparaten tijdens hun overdracht en opslag. Het omvat dubbele authenticatie, afstandelijke verwijdering van gegevens, data-encryptie, beheer van digitale rechten (DRM), bescherming van documenten en toegangscontrole. Virtuele datarooms met meer geavanceerde functies zorgen voor de DRM-encryptie met het doel van het beschermen van PDF- en Mircrosoft Office-bestanden, alsmede van de geforceerde controle over het downloaden, kopiëren, opslaan van de schermafbeelding en afdrukken. De functie van het beveiligde bekijken van documenten in de browser wordt ook ondersteund. De toegang tot documenten met gemeenschappelijke toegang kan worden ingetrokken en geannuleerd. U kunt ook de gemeenschappelijke toegang tot het document of elk soort toegang annuleren.

Uitwisseling van bestanden op verschillende platforms

De functie van bestandssynchronisatie en bestandsuitwisseling in de virtuele dataroom omvat apps voor ОС Windows en Mac, evenals mobiele applicaties voor apparaten op ОС iOS, Android en Windows Mobile. Mobiele apps hebben de functie van afstandelijke verwijdering om de gesynchroniseerde gegevens te kunnen verwijderen in het geval van verlies of diefstal van een mobiel apparaat.

Veilige interface

De virtuele dataroom zorgt voor (ook in geval van een mobiele applicatie) volledige beveiliging bij het gemeenschappelijke gebruik van bestanden zonder dat men Java plug-ins hoeft te gebruiken om grote bestanden te verzenden. Alle bestandsuitwisselingen en acties met deze worden geregistreerd in het logboek samen met de bijbehorende IP-adressen.

Controle op verschillende niveaus

In de virtuele dataroom kunnen beheerders alle gevallen van toegang tot bestanden en hun synchronisatie registreren en controleren, wat voor volledige controle zorgt en alle nodige informatie erover verstrekt op welke manier en met wie de gegevensuitwisseling wordt uitgevoerd. Dit is verplicht voor veiligheid en om de wettelijke eisen na te leven. Gedetailleerde logboeken met nauwkeurige gegevens zorgen voor constante gereedheid voor inspecties alsmede voor het werk in volledige overeenstemming met strikte wettelijke vereisten.

Huidige zakelijke gebruikers hoeven toegang te hebben tot hun bestanden vanaf een kantoor, thuis en onderweg. Het gebruik van verschillende apparaten voor toegang tot bedrijfsbestanden, zoals laptops, desktops, smarthphones en tablets, snel wordt een algemene eis. De noodzaak om gezamenlijk te werken vereist in het geval van de meeste bedrijven dat hun werknemers een eenvoudige, maar tegelijkertijd betrouwbare en beveiligde bestandsuitwisseling hebben. Beveiligde bestandssynchronisatie en bestandsuitwisseling maken een virtuele datarom absoluut noodzakelijk voor de meeste bedrijven.