hero-decor

Leveranciers van virtuele datarooms

Vind een passend platform voor uw project Vergelijk de beste aanbiedingen omtrent hun functies, veiligheid en referenties.

Toonaangevende leveranciers van virtuele datarooms - Juni 2024

Virtuele data room iDeals

starstarstarstarstar 5.0 / 5.0
De virtuele dataroom iDeals is een krachtige tool voor gegevensuitwisseling die na 2008 wordt gebruikt door meer dan 4.000 bedrijven in de hele wereld, waaronder veel bedrijven uit de lijst Fortune 1000. Dit succes werd bereikt dankzij het voortgezette gebruik van een innovatieve aanpak, waaronder voortdurende inspanningen op het gebied van onderzoek en ontwikkeling, een krachtige cloudinfrastructuur en een servicedienst die altijd toegankelijk is voor gebruikers. Dankzij de geavanceerde technologie van documentuitwisseling en het hoogste beveiligingsniveau van de dataroom iDeals kunnen specialisten op het gebied van overeenkomsten in de hele wereld zorgen voor een juiste naleving van de vereisten van due diligence. Lees meer…

Intralinks

starstarstarstarstar 4.6 / 5.0
Іntralinks is een internationale dienstverlener op het gebied van veilig contentbeheer en oplossingen voor gemeenschappelijk werk. Opgericht in 1996 is Intralinks gespecialiseerd in producten voor de uitwisseling van informatie tussen organisaties en voor het beheren van gegevens via een virtuele dataroom en een ruimte voor het sluiten van overeenkomsten die geschikt is voor gegevensoverdracht binnen en buiten het beveiligingssysteem van een bedrijf. Het belangrijkste product van Intralinks VIA ondersteunt oplossingen voor strategische samenwerking op verschillende gebieden, waaronder financiële diensten, biomedische ontwikkelingen, de ontwikkeling van technologieën en productie. Lees meer…

Datasite

starstarstarstarstar 4.5 / 5.0
De beveiligde virtuele dataroom Datasite vergemakkelijkt het proces van due diligence bij fusies en overnames, bij verkopen in het geval van liquidatie, bij initiële plaatsingen van aandelen en andere transacties die due diligence vereisen. De oplossingen van de virtuele dataroom Datasite geven gebruikers de mogelijkheid om overeenkomsten sneller, tegen lagere kosten en winstgevender te sluiten. Ontdek hoe Merrill Datasite erin slaagt om de voor transacties noodzakelijke tijd en kosten aanzienlijk te verminderen door de presentatie van documenten in de dataroom. Lees meer…

Brainloop

starstarstarstarstar 4 / 5.0
De beschermde Brainloop Secure Dataroom is een geavanceerde virtuele oplossing met volledige beveiligingsarchitectuur die 24 uur per dag, 7 dagen per week overal ter wereld beschikbaar is via een webbrowser en met eigen tablet apps. Brainloop zorgt voor veilige samenwerking in een veilige internetruimte en de veiligheid van vertrouwelijke documenten in alle fasen van het werken met hen. Ontdek waarom bedrijven over de hele wereld gebruik maken van Brainloop voor zakelijke communicatie, onderzoek en ontwikkelingen, juridisch werk en andere activiteiten, waar de uitwisseling van vertrouwelijke informatie noodzakelijk is. Lees meer…

Drooms

starstarstarstarstar 3.9 / 5.0
Drooms is de marktleider in virtuele datarooms. Dit is een combinatie van veilig documentbeheer, kunstmatige intelligentie en blockchain-technologie. De datarooms van Drooms garanderen een veilig en comfortabel gebruik op twee manieren: intern en extern. U en het personeel van uw bedrijf zullen zeer snel en productief met documentatie kunnen werken. Deze automatisering zal de routine op de werkvloer van uw bedrijf aanzienlijk verminderen. Externe bedrijfsprocessen, zoals vastgoedtransacties, fusies, overnames, de uitwisseling van commerciële informatie zullen dank zij het gebruik van de nieuwe technologieën veilig zijn. Lees meer…

WatchDox by BlackBerry

starstarstarstarstar 3.9 / 5.0
WatchDox van BlackBerry zorgt voor beveiligde mobiele oplossingen in verband met de uitwisseling van gegevens en hun verspreiding via de virtuele dataroom, hierbij de samenwerking tussen partners vergemakkelijkend en de effectiviteit van hun werk vergrotend. Door bijzonder aandacht te besteden aan gegevensbescherming en gebruiksgemak, past Watchdox de principes van het beheer van beveiliging en digitale rechten toe bij het verwerken van documenten in alle fasen – van het verzenden van een opslagsysteem binnen een bedrijf naar het ontvangen op verschillende plaatsen binnen en buiten de organisatie op verschillende apparaten, waaronder desktops, mobiele apparaten en internet. Lees meer…

Virtuele dataroom Box

starstarstarstarstar 3.5 / 5.0
Het Box-platform voor veilig contentbeheer en gemeenschappelijk werk werd opgericht in 2005. Onlangs begon het Box-platform de diensten van een virtuele dataroom aan te bieden met geavanceerde beveiligingsfuncties, digitaal rechtenbeheer en een handig systeem van bestandsopslag voor het uploaden van contracten, financiële rapporten en andere bestanden die in het proces van due diligence worden gebruikt. Verschillende niveaus van bescherming bewaken op betrouwbare wijze de vertrouwelijkheid van kritiek belangrijke informatie, helpen ondernemingen en bedrijven van alle gebieden om belangrijke informatie eenvoudig uit te wisselen en ermee te werken samen met partners vanaf elke plaats en elk apparaat. Lees meer…

Onehub

starstarstarstarstar 3.4 / 5.0
Vergeet de chaos in uw documentatie en bewaar bestanden en de mappenstructuur in een veilige online service voor het uitwisselen van documenten en het samenwerken met andere gebruikers aan documenten. Met Onehub kunt u zeer georganiseerd werken en hebt u overal toegang tot uw bestanden. Al uw content wordt veilig gesteld dankzij scherpe toegangscontrole die de toegang van gebruikers zoals gasten, ontwerpers of de webbeheerders beperkt. Het instellen en bewerken van documenten kost veel minder tijd dankzij automatisering en slimme algoritmen. Het is niet alleen handig voor u maar ook voor uw partners, met wie u ook absoluut veilig gegevens kunt delen. Lees meer…

Imprima

starstarstarstarstar 3.4 / 5.0
Imprima virtuele datarooms is een platform voor het uitvoeren van complexe commerciële transacties. Dit platform geeft de mogelijkheid om verbinding met alle transactiedeelnemers over de hele wereld te maken en hen in realtime van de nieuwste informatie te voorzien. Dergelijke mobiliteit opent volledig nieuwe kansen om zaken te doen. De functies van juridische expertise kunt u in een ultra beveiligde digitale omgeving gebruiken bij fusies, overnames en ook bij het aangaan van transacties met aangetrokken kapitaal. Imprima datarooms zijn gebruikersgericht, compatibel met alle besturingssystemen en worden 24/7 ondersteund. Lees meer…

Ansarada

starstarstarstarstar / 5.0
Ben jij op zoek naar een oplossing voor fusie en overname deals? Probeer Ansarada uit, gespecialiseerd in M&A. De software biedt alleen de nodige functies voor je deals. Lees meer…

Wat is een virtuele dataroom?

Virtuele werkomgevingen zijn essentiële hulpmiddelen geworden voor bedrijven en worden door alle soorten industrieën over de hele wereld gebruikt. Van tech-startups tot advocatenkantoren en de mijnindustrie. Datarooms helpen gebruikers documenten efficiënt en snel te organiseren en te beveiligen.

Het is dan ook geen wonder dat de digitale dataroom-industrie steeds sneller groeit.

Maar wat is een virtuele dataroom (VDR) precies?

Eenvoudig gezegd is een virtuele dataroom een ruimte waar gebruikers door het toevoegen, bewerken en beheren van bedrijfsdocumenten kunnen samenwerken. Tevens biedt een VDR een oplossing voor het delen van bestanden. Fundamenteel gezien is een dataroom een archief van bestanden – maar één die presentaties kan hosten, gemakkelijk kan worden geïntegreerd in vergaderingen en die toelaat dat meerdere gebruikers op afstand communiceren en samenwerken.

Bovenop vaak te komen met functies die zijn ontworpen om werkstromen te verbeteren en te vereenvoudigen, bieden datarooms ook enkele belangrijke verkoopargumenten:

  • Een focus op beveiligingsfuncties zoals hoogwaardige encryptie, audit trails en beperkte niveaus van gebruikerstoegang
  • Eenvoudige schaalbaarheid om aan toenemende zakelijke vraag te voldoen
  • Een premium op toegankelijkheid, of het nu vanaf persoonlijke laptops of vanaf smartphones van gebruikers is

Door een gecentraliseerde beveiligde omgeving voor online deals aan te bieden, helpen virtuele datarooms om vele van de risico’s die inherent zijn aan digitale transformatie – zoals hacks, lekken en ransomware-aanvallen – aan te pakken en tegelijkertijd het nodige fysieke documentatie te verminderen en werken op afstand te faciliteren.

Het doel van dit programma is om het dagelijks

Digitalisering omvat elk aspect van het leven. Dit proces is vooral in het bedrijfsleven essentieel. Organisaties krijgen vaak te maken met lastige uitdagingen, risico’s en concurrentie van sterke tegenstanders. Klanten met een virtuele dataroom hebben een middel om de problemen het hoofd te bieden of zelfs weg te werken. Daardoor zijn ze erkend door alle andere bedrijven en zijn ze erg in trek. De ontwikkelaars blijven goed op de hoogte. Het is cruciaal om hun product te blijven verbeteren om te blijven voldoen aan de vereisten van moderne bedrijven.

Voor wie zijn virtuele dataroom?

Hoewel virtuele datarooms voor bijna iedereen die op zoek is naar een beveiligde omgeving om bestanden op te slaan en te delen nuttig kunnen zijn, zijn ze vooral vereist door bedrijven die grote hoeveelheden gegevens verwerken. Dit kan iedereen zijn van een veelbelovende start-up tot een goed gevestigd bedrijf.

Vanwege hun vermogen om elk aantal gebruikers en een oneindig gegevensopslagplafond te accommoderen, zijn dataroom de perfecte oplossing voor grote ondernemingen met tientallen en honderde medewerkers. Ze zijn ook ideaal voor grote gegevensintensieve transacties zoals fusies en overnames.

Dat gezegd hebbende, digitale datarooms zijn ook gericht op kleinere bedrijven en zelfs individuen, en bieden doorgaans lagere kosten of in sommige gevallen zelfs gratis diensten voor eenvoudigere gebruiksscenario’s.

Wat zijn de meest populaire gebruiken voor virtuele dataroom?

Datarooms zijn nuttig voor een reeks beheer- en samenwerkingsdoeleinden, maar ze hebben de neiging om vooral populair te zijn voor een aantal specifieke gebruiksscenario’s, zoals die hieronder.

Fusies en overnames

Elk soort fusie of overname is doorgaans een lang proces, en virtuele datarooms komen als een essentieel hulpmiddel naar voren voor het auditeren van honderden documenten, het vestigen van een omgeving voor consultatie tussen de verschillende betrokken partijen en het bieden van de benodigde beveiliging voor gevoelige gegevens.

Zorgvuldigheid

Om veel dezelfde redenen zijn VDRs essentieel voor het uitvoeren van de zorgvuldigheid van een bedrijf of industrie. Het hebben van de mogelijkheid om grote hoeveelheden bestanden te uploaden en op te slaan op één plek vereenvoudigt het proces van filteren en beoordeling van informatie aanzienlijk.

IPO’s

Om een bedrijf publiek te maken via een initiële beursgang (of IPO), is een lang proces vereist dat het delen van een groot deel van de bedrijfsdocumentatie, inclusief bedrijfsstructuren, -strategieën en -financiën, omvat. Het verzamelen en organiseren van deze documenten wordt vaak gedaan via een beveiligde dataroom.

Fondsenwerving

Start-ups en non-profitorganisaties die geld willen ophalen voor hun bedrijf, staan voor de uitdaging om de haalbaarheid, winstgevendheid en solvabiliteit van hun projecten aan te tonen. Ze zijn ook belast met het documenteren van relevante financiële transacties – alles wat voor een overtuigend dataroomgebruiksscenario zorgt.

Auditering

Of een bedrijf nu bezig is met een overheidsaudit voor reguleringsdoeleinden of voor interne doeleinden, het is noodzakelijk om de betrouwbaarheid van de financiële gegevens en de naleving van de wetgeving te beoordelen. Datarooms bieden hier een ideale omgeving voor, met functies voor het veilig delen van gevoelige gegevens en het beperken van toegang tot intellectueel eigendom.

Data uitwisseling

Afhankelijk van de aard van een bedrijf, kan haar communicatie met klanten en institutionele beleggers veel data-uitwisseling bevatten. Hedgefondsen zijn een voorbeeld hiervan. Om belangrijke content zoals presentaties, strategische plannen en winstgeschiedenis op te slaan en te delen, gebruiken deze bedrijven vaak een virtuele dataruimte om bedrijfsgegevens en vertrouwelijke informatie veilig te houden en lekken te voorkomen.

Eigendomsbeheer

Vastgoedbedrijven hebben te maken met een constante en enorme stroom van documenten – van gebiedswaarderingen, huis- of bestemmingsinspecties, verzekeringspolissen, geschillen en klantcontracten. VDRs helpen bij het organiseren van deze gegevens, zodat ze gemakkelijk te verkrijgen en te auditeren zijn.

Welke industrieën gebruiken virtuele datarooms?

Zoals hierboven aangegeven, zijn datarooms veelzijdige hulpmiddelen met een breed scala aan toepassingen. Dat gezegd hebbende is hier een lijst met enkele van de industrieën die meestal sterk afhankelijk zijn van virtuele dataroom.

  1. Technologie. Grote technologie-industrieën, van sociale media-bedrijven tot software-ontwikkelaars, gebruiken VDR’s voor interne samenwerking, werken aan nieuwe projecten en opslag van bestanden.
  2. Rechtspraak. Adviesbureaus worden dagelijks geconfronteerd met de taak om documenten zoals contracten, geschillenprocedures, minuten, licenties, auteursrechten en andere soortgelijke vertrouwelijke bestanden te delen en te beoordelen. Dit werk kan worden gestroomlijnd met behulp van VDR’s.
  3. Levenswetenschappen. Van octrooien en auteursrechten tot klinische proefprocedures en resultaten, tot overheidlicenties, maken bedrijven in de farmaceutische of biotechnologische sectoren veel gebruik van VDR’s om inhoud veilig op te slaan en te controleren.
  4. Vastgoed. Bedrijven in vastgoed gebruiken dataroom om relevante documentatie aan te bieden aan klanten om te beoordelen voordat een transactie wordt afgerond, evenals voor het opslaan van hun gegevens en intern samenwerken.
  5. Investment banking. VDR’s zijn een grote hulp bij het beheren van klantportefeuilles, met als extra voordeel dat ze het gemakkelijker maken om audits uit te voeren van financiële transacties, managementbeslissingen en afdekkingen of NDAs die zijn ondertekend.
  6. Energie. Olie- en kolenbedrijven, evenals andere bedrijven in de energie-industrie, gebruiken VDR’s om overeenkomsten, biedingen, openbare aanbestedingen en andere transacties te sluiten die meestal veel data-uitwisseling vereisen, zoals marktanalyses, financiële gegevens van het bedrijf en meer.

Hoe herkent u de beste virtuele dataroom?

De beste datarooms van hoge kwaliteit  zorgen voor snelle, georganiseerde en eenvoudige transacties. Moderne VDR-software heeft veelzijdige functies en praktische oplossingen voor bijna elke industrie. Bovendien kan dit soort platform acquisities en fusies een veel soepeler en beter beheersbaar proces maken.

De grootste uitdaging voor nieuwe gebruikers van datarooms is het kiezen van de juiste dataroomsoftware en het verzekeren van de beveiliging van hun gegevens. Laten we eens kijken naar drie belangrijke factoren waarmee rekening moet worden gehouden.

Beveiligingsfuncties

Gegevensbeveiliging is de belangrijkste factor bij het vinden van de beste virtuele dataroom. Toch kan het voor onervaren gebruikers moeilijk zijn om de echte betekenis van de beveiligingsprotocollen en technologieën te evalueren die door de verschillende virtuele dataroomproviders worden geïmplementeerd. Daarom is het een goed idee om te controleren op certificering die wordt verstrekt door regulatieve en standaardiserende processen, zoals ISO 27001, SOC-1 en SOC-2.

Controleer ook op conformiteit met relevante wetgeving, zoals de GDPR, HIPAA en FISMA.

Het is ook een goed idee om te zoeken naar specifieke functies zoals:

  • Toegangsbeveiliging
  • Documentbescherming
  • 256-bit cryptografie bij rust
  • Eind-tot-eind-encryptie voor bestanden delen
  • Two-factor-authenticatie (2FA)
  • Mogelijkheid om bestanden op afstand te wissen
  • Dynamische watermerken
  • Gebruikersblokkering per IP

Deze en andere soortgelijke functies laten zien dat een dataroom zich heeft ingezet om de bescherming van uw gegevens en uw intellectueel eigendom te waarborgen.

Interface en functies

De beste datarooms zijn zowel zeer eenvoudig als zeer functioneel. U hoeft geen uitgebreide technische kennis te hebben om in het platform te kunnen navigeren. Tegelijkertijd is het belangrijk dat het platform van hoge kwaliteit is en  snelle en effectieve prestaties kan leveren, wat alleen de top virtuele dataroomproviders steeds kunnen garanderen.

Een manier om dit te testen is door om een proefperiode te vragen. Zo krijg je een goed beeld van hoe het platform werkt zonder kosten te maken.

Hier zijn enkele dingen waar u op moet letten:

  • Bestandsbeheer. Functies zoals slepen & neerzetten uploaden, bulkuploaden en downloaden, automatische indexering, volledige tekst zoeken en uitgebreide bestandstypeondersteuning zouden allemaal aanwezig moeten zijn.
  • Interactieve Q&A. Voor M&A-transacties en bestuursbeheer.
  • Gebruiksgemak. Het platform moet eenvoudig te navigeren zijn, met een gebruikersvriendelijke interface en duidelijke instructies voor elke functie.

Prijs-kwaliteitverhouding

De beste dataroom bieden een goede prijs-kwaliteitverhouding. Dit betekent dat ze een goede balans bieden tussen kosten en waarde. Zoek naar providers die flexibele prijsstructuren bieden, zoals betalen per gebruiker of per transactie, in plaats van een vast bedrag per maand. Zoek naar providers die op deze methode een dataroom opzetten.

Ook is het verstandig om te kijken naar extra functies die gratis worden aangeboden, zoals integraties met andere software, ondersteuning voor verschillende talen en valuta, en gratis training en ondersteuning.

Houd ook rekening met de reputatie en de ervaring van de provider. Kijk naar de beoordelingen en referenties van andere gebruikers en onderzoek hoe lang de provider al actief is. Hoe langer de provider actief is, hoe beter de kwaliteit van de service waarschijnlijk zal zijn.

Op basis van deze factoren kunt u een weloverwogen keuze maken en de beste virtuele dataroom vinden die aan uw behoeften voldoet. Dit zal niet alleen helpen om uw vertrouwelijke bestanden te beschermen, maar ook om de efficiency en productiviteit van uw bedrijf te verbeteren. Bovendien zult u zich op uw intellectuele eigendom kunnen concentreren, in plaats van zich zorgen te maken over de dataroom opzetten en beheren. Zo kunt u succesvol samenwerken en delen van bestanden, en tegelijkertijd de hoge kwaliteit van uw werk behouden.

Hoe kan ik een dataroom opzetten?

Als u geïnteresseerd bent om een virtuele dataroom op te zetten, zijn er een aantal stappen die u kunt volgen om er zeker van te zijn dat u de beste oplossing voor uw bedrijf krijgt.

Stap 1: Bepaal uw behoeften

Voordat u begint met het zoeken naar een dataroomprovider, is het belangrijk om te bepalen wat uw specifieke behoeften zijn. Dit kan variëren van de hoeveelheid opslagruimte die u nodig hebt tot het soort bestanden die u wilt delen en de beveiligingsfuncties die u nodig hebt. Bepalen van uw behoeften zal u helpen om de juiste provider te vinden die aan al uw eisen kan voldoen.

Stap 2: Zoek naar dataroomproviders

Er zijn veel dataroomproviders beschikbaar, dus het is belangrijk om tijd te nemen om verschillende opties te onderzoeken en te vergelijken. Zoek naar providers die gespecialiseerd zijn in uw specifieke behoeften en kijk of ze de functies bieden die u nodig hebt. Bekijk ook hun prijzen en kijk of ze een gratis proefperiode aanbieden zodat u de dienst kunt uitproberen voordat u zich commit.

Stap 3: Maak een testaccount aan

Als u een provider hebt gevonden die u leuk vindt, is het een goed idee om een testaccount aan te maken om de dienst uit te proberen voordat u zich committeert. Dit zal u helpen om te zien hoe het platform werkt en of het aan uw behoeften voldoet. Zoek naar providers die een gratis proefperiode aanbieden zodat u de dienst gratis kunt uitproberen voordat u beslist of het de juiste oplossing is voor uw bedrijf.

Stap 4: Bekijk de beveiligingsfuncties

Een van de belangrijkste redenen om een dataroom te gebruiken, is om vertrouwelijke informatie en gevoelige gegevens te beveiligen. Zorg ervoor dat de provider die u overweegt hoogwaardige beveiligingsfuncties biedt, zoals encryptie en audit trails, en dat ze regelmatig beveiligingsupdates uitvoeren om ervoor te zorgen dat uw gegevens veilig blijven.

Stap 5: Kies een provider en stel uw dataroom op

Als u klaar bent om een provider te kiezen, kunt u een account aanmaken en uw dataroom opzetten. Dit kan gemakkelijk worden gedaan door de stappen van de provider te volgen en uw gebruikers en bestanden toe te voegen. Zorg ervoor dat u de beveiligingsinstellingen van uw dataroom configureert en test om ervoor te zorgen dat alles naar behoren werkt voordat u begint met het delen van bestanden en informatie.

Als u deze stappen volgt, zult u in staat zijn om een hoge kwaliteit dataroom op te zetten die voldoet aan al uw behoeften en uw gegevens en vertrouwelijke informatie beveiligt.

Het beste voor uw bedrijf

Profiel bekijken

Veelgestelde vragen

Wat is een virtuele dataroom?

Een virtuele dataroom (VDR) is een multifunctionele online opslagplaats, ontworpen om bedrijven te ondersteunen met het veilig beheren, delen en opslaan van documenten. 

Waarom zijn virtuele datarooms beter dan fysieke datarooms?

Virtuele dataroom services bieden veel voordelen vanwege de lage kosten, toegankelijkheid, beveiliging en het gebruiksgemak. In tegenstelling tot fysieke datarooms hebben virtuele datarooms meerdere handige functies, denk hierbij aan toestemming voor toegang tot bepaalde bestanden of bestandtypen, uitgebreide zoekfuncties, encryptie en Q&A tools. Daarnaast zijn ze altijd en overal ter wereld bereikbaar. 

Hoe werkt een virtuele dataroom?

Een virtuele dataroom is een cloud-gebaseerde oplossing, opgezet via een eigen extranet en toegankelijk via het internet. Een virtuele dataroom biedt alleen toegang tot geautoriseerde gebruikers. Wie toegang krijgt wordt bepaald en beheerd door de systeembeheerder. 

Wat is een dataroom voor M&A?

In M&A due diligence is een dataroom typisch een plaats (op locatie of virtueel) die alle noodzakelijke documenten voor de transactie bewaard. Een digitale dataroom is een samenwerkingsplatform waar meerdere partijen vertrouwelijke documenten kunnen delen, inzien en controleren. M&A due diligence is namelijk een veeleisend en tijdrovend proces. Een M&A dataroom kan het proces soepeler doen verlopen, de administratieve kosten verlagen en de gevoelige documenten in een gecontroleerde omgeving bewaren. 

Wat zit er in een veilige dataroom?

Een dataroom wordt als veilig beschouwd als de VDR-dienstverlener voldoet aan de veiligheidsnormen, zoals de ISO/IEC 27001:2013 certificering (het uitgebreidste veiligheidscertificaat voor providers van virtuele datarooms), de SOC 1(SSAE 16, ISAE 3402), SOC 2 Type II, FedRAMP, HIPAA, en GDPR. De beste dataroom dienstverleners bieden encryptie, twee-factor authenticatie, automatische watermerken op documenten, de mogelijkheid om toegang in te trekken (zelfs na downloads) en de mogelijkheid om functies als printen, opslaan en bewerken voor bepaalde gebruikers te beperken.

Hoe maakt u een dataroom?

Na verschillende virtuele datarooms te hebben vergeleken, kiest u een virtuele dataroom dienstverlener. Maak vervolgens een lijst van vereiste documenten, geef uw bestanden en mappen een naam volgens een specifiek benamingssysteem, maak een structuur van mappen en submappen en stel toegangsrechten in voor verschillende gebruikersgroepen. Voordat u nieuwe gebruikers uitnodigt is het verstandig om het systeem te testen door zoekopdrachten uit te voeren. Als alles naar verwachting functioneert, is het tijd om gebruikers toe te voegen. Vergeet ook niet om bestanden regelmatig bij te werken. 

Hoe maakt u gratis gebruik van een virtuele dataroom?

Als u net begint en op zoek bent naar een gratis online dataroom mogelijkheid, kunt u overwegen een oplossing als Google Drive te gebruiken. Er bestaan ook een paar dataroombedrijven die een goedkope oplossing bieden. Maar, afhankelijk van de beveiligingsbehoeften, het aantal gebruikers en de opslaggrootte, kan het de moeite waard zijn om in betrouwbare digitale infrastructuur te investeren. Als beveiliging niet van groot belang is bij uw project, en u geen behoefte heeft aan uitgebreide functies, overweeg dan om gratis gebruik te maken van traditionele software voor het delen van bestanden. 

Hoe vindt u de beste virtuele dataroom voor uw bedrijf?

Ga op zoek naar expertise in uw branche en software die is afgestemd op uw behoefte (M&A transacties, vastgoedactiviteiten, fondsenwerving, etc.). Controleer altijd of de leverancier voldoet aan de certificeringen voor gegevensbeveiliging en vergelijk de recensies van dienstverleners. Vraag tenslotte verschillende VDR-dienstverleners om een offerte en evalueer deze op basis van prijs en functionaliteit.