Toonaangevende leveranciers van virtuele datarooms - Oktober 2020

Virtuele werkplekken zijn een essentieel onderdeel geworden van bedrijven overal ter wereld. Er zijn geen specifieke branches die gebruik maken van dit platform. Zowel startende advocatenkantoren als de mijnbouwindustrie maken dagelijks gebruik van dit hulpmiddel.

Virtuele datarooms bieden betrouwbaarheid, beveiliging en veelzijdigheid. Concreter gezegd bieden deze werkplekken:

• beveiligde opslag;
• de mogelijkheid om zonder zorgen vertrouwelijke gegevens uit te wisselen;
• functies die de capaciteit verhogen.

Het doel van dit programma is om het dagelijks werk van kantoren te ondersteunen en transacties af te ronden. De eerste stap die bij iedere deal en ieder contract komt kijken is het opstellen van documenten. Een aantal jaar geleden nam het personeel deze tijdrovende taak op zich. Virtuele datarooms doen het meeste van dit werk. Ze maken gebruik van geautomatiseerde mechanismen om bestanden en mappen te sorteren en georganiseerd te houden. Een integraal onderdeel van de transactie is de informatie-uitwisseling, die altijd vertrouwelijk is. Leidinggevenden deden deze uitwisseling altijd live, omdat ze programma’s om bestanden te delen niet vertrouwden. Met de optimaal beveiligde omgeving van een virtuele dataroom is het niet meer nodig om te reizen en af te spreken. U ontvangt later meer informatie over de methoden voor gegevensbescherming die door de ontwikkelaars zijn geïmplementeerd.

Over het algemeen zijn er geen aanvullende software en plug-ins nodig om een virtuele dataroom in te richten. U bent binnen de kortste tijd de eigenaar van een krachtig hulpmiddel.

Niet alle medewerkers van een bedrijf beschikken over IT-vaardigheden. Virtuele werkplekken zijn eenvoudig te beheren, zodat elk van uw medewerkers het programma binnen een aantal dagen onder de knie heeft. Bovendien biedt de aanbieder altijd trainingen aan.

Productbeschikbaarheid op mobiele apparaten geeft gebruikers meer mogelijkheden. Toegang tot gegevens en 24/7 in verbinding blijven.

Technische ondersteuning is een belangrijk onderdeel van het platform voor elke klant. Sommige providers bieden dit alleen aan tijdens kantooruren aan. Anderen staan altijd klaar om te helpen, iedere dag en elk uur van de dag. Technisch experts verwerken vragen van klanten binnen enkele minuten en vinden een hoogwaardige oplossing. U kunt altijd bij hen terecht als u met een probleem zit. De voortgang van een transactie of bewerking valt dus niet stil omdat problemen snel worden opgelost. In het stadium dat u een virtuele dataroom op aan het zetten bent, helpt de provider u door uw gegevens te uploaden en organiseren.

Digitalisering omvat elk aspect van het leven. Dit proces is vooral in het bedrijfsleven essentieel. Organisaties krijgen vaak te maken met lastige uitdagingen, risico’s en concurrentie van sterke tegenstanders. Klanten met een virtuele dataroom hebben een middel om de problemen het hoofd te bieden of zelfs weg te werken. Daardoor zijn ze erkend door alle andere bedrijven en zijn ze erg in trek. De ontwikkelaars blijven goed op de hoogte. Het is cruciaal om hun product te blijven verbeteren om te blijven voldoen aan de vereisten van moderne bedrijven.

De beveiliging van uw gegevens is afhankelijk van de gekozen van de VDR die u kiest. Risicobewuste bedrijven kiezen voor bewezen hulpmiddelen. Virtuele datarooms zitten vol met beveiligingsfuncties. De ontwikkelaars implementeren verschillende middelen, maar het doel van de provider is om iedere klant een ondoordringbaar schild te leveren. Een goed programma zorgt dat de kans op hackers en indringers nul is. Laten we eens kijken hoe dit mogelijk is:

Gegevensversleuteling is een manier om informatie te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, weergaven en gebruik. Op basis van het omzetten van gegevens in een versleutelde indeling. Over het algemeen is het alleen mogelijk deze informatie of berichten te ontsleutelen en herstellen met de sleutel. De voordelen zijn als volgt:

• integriteit en veiligheid van de gegevens die op het elektronische platform opgeslagen zijn;
• het voorkomen van ongeoorloofd kopiëren en doorgeven van gegevens;
• bescherming van de ingebouwde communicatiemiddelen, waardoor correspondentie tussen gebruikers niet beschikbaar is voor onbevoegden.

Beheerders bepalen wie toegang heeft tot bestanden en mappen. Geen van de gebruikers kan het document downloaden en bewerken zonder toestemming van de leidinggevenden. Op deze manier worden illegale activiteiten in de virtuele datarooms voorkomen. Managers kunnen werknemers toegang geven op basis van de verantwoordelijkheden van hun functies. Vertrouwelijke gegevens zijn beschikbaar voor een selecte groep mensen. Mensen die daar niet bij horen kunnen deze documenten niet inzien.

Watermerken. Het programma beschermt het auteursrecht van de eigenaar van documenten dankzij een watermerk dat er op geplaatst wordt. Er is geen manier om deze markeringen van het bestand te verwijderen. Ze hebben geen invloed op de leesbaarheid, maar geven wel aan wie de auteursrechthouder is. U kunt ieder documenttype van een watermerk voorzien, of het nu gaat om een PDF, video of een afbeelding.

Back-ups verzekeren u tegen verlies in geval van onvoorziene omstandigheden. Het bedrijf kan alles dat verloren is gegaan herstellen zonder er veel tijd en moeite aan kwijt te zijn. Op deze manier voorkomen virtuele datarooms de ernstige schade die organisaties oplopen bij een calamiteit.

Dankzij virusscans wordt het voor virussen onmogelijk om met gedownloade bestanden je virtuele werkruimte binnen te komen. Een virtuele dataroom heeft vele kenmerken, maar deze is zeker van belang. Meerdere kwaadaardige virussen kunnen fataal worden. De ontwikkelaars zorgen ervoor dat een dergelijke bedreiging op tijd wordt opgespoord.

Niet alle beveiligingshulpmiddelen worden genoemd in bovenstaande lijst. Gegevensbescherming is een van de belangrijkste taken van de provider. Als een programma deze functie niet uit kan voeren, blijft het niet lang bestaan.