Toonaangevende leveranciers van virtuele datarooms - September 2020

In de huidige zakelijke omgeving hebben virtuele datarooms een revolutie teweeggebracht in het proces van transacties. Permanente, 24/7 toegang, 7 dagen per week en 365 dagen per jaar, vanaf elke plaats en elk met internet verbonden apparaat, veilig gegevensbeheer en hun veilige opslag, evenals aanzienlijke besparing van tijd en geld bij het sluiten van vertrouwelijke zakelijke transacties zijn de belangrijkste redenen waarom bedrijven steeds vaker de voorkeur geven aan virtuele datarooms in plaats van echte ruimtes. Bovendien lost een online-versie van een vergaderruimte veel potentiële problemen en risico’s op, waardoor de kans kleiner wordt dat de overeenkomst niet zal worden gesloten zoals gepland.

Vandaag is de virtuele dataroom een online ontmoetingspunt voor alle partijen die aan de overeenkomst deelnemen. Voor een volledige controle over het proces van due diligence zorgend, maken deze veilige online opslagruimtes de samenwerking tussen alle partijen veel gemakkelijker. De virtuele dataroom heeft een bepaald pad van ontwikkeling doorlopen en is een tool geworden voor het hele proces van het sluiten van een deal – niet alleen voor het uitvoeren van due diligence. Behalve fusies en overnames wordt de software van de virtuele dataroom gebruikt op de gebieden zoals leningsconsortium, directe investeringen en risicoinvesteringen. Virtuele datarooms worden op veel gebieden veel gebruikt, waaronder:

Als gevolg hiervan verschijnen er bijna elke dag nieuwe leveranciers van virtuele datarooms op de markt. Velen van hen bieden bepaalde vergelijkbare diensten, zoals veilige gegevensopslag, gegevensbeheer en gegevensuitwisseling. Andere functies kunnen heel divers zijn. De beste virtuele datarooms bieden een beveiligingsniveau dat aan de eisen van militaire normen voldoet, ondersteuning in veel talen, de functie van zoeken in de volledige tekst van documenten, de mogelijkheid om links te maken in documenten, evenals een ruime keuze aan andere geavanceerde functies.

Het belangrijkste doel van elke virtuele dataroom is, in de regel, beveiligde opslag van de meest waardevolle gegevens, hun uitwisseling en beheer bij het sluiten van overeenkomsten. Bovendien helpt de leverancier van een dataruimte de verkoper om zich beter voor te bereiden op de transactie en een goed geplande strategie te ontwikkelen. In dit geval kan de koper alle documenten aandachtig lezen en alle risico’s en mogelijke problemen vaststellen. Daarom moet elke virtuele dataroom de volgende functies hebben:

• beveiligd gegevensbeheer (data-encryptie, antivirusbescherming, bescherming tegen inbreuk op het account enz.)
• beheer van digitale rechten
• tools voor de filtratie van documenten
• uitgebreide zoekfunctie binnen de hele virtuele dataroom
• tracken van handelingen en een logboek
• compatibiliteit
• tool voor het bekijken van documenten met scrollen
• ondersteuning van diverse bestandenformats
• uploaden van big data
• functie van slepen en neerzetten
• mogelijkheid om te werken met één account bij diverse projecten.

Bovendien bieden de beste virtuele datarooms een aantal geavanceerde functies voor beveiliging, in het bijzonder meerstappenauthenticatie bij het inloggen, het uitschakelen van de toets “Print Screen”, een FAQ-sectie, beperking van toegang per tijd en IP-adres, integratie met Microsoft Office en dynamische watermerken. Bovendien, inden nodig, bieden veel leveranciers van virtuele datarooms persoonlijke training.

Tegenwoordig zijn er een groot aantal soorten online gegevensopslag en het kan soms moeilijk zijn om de meest geschikte voor uw project plaats te kiezen. Hieronder vindt u enkele nuttige tips die u kunnen helpen om de mogelijkheden van uw virtuele dataroom ten volle te gebruiken.

• Om de meest geschikte leverancier van een virtuele dataroom te vinden, moet u allereerst begrijpen, welke functies nodig zijn voor uw project. U moet een duidelijk beeld hebben van wat u verwacht van de virtuele dataroom. Houd er rekening mee dat wanneer u alle details verduidelijkt, zult u dan een veel beter beeld hebben.
• Lees referenties over de beste virtuele datarooms en ontdek hoe een betrouwbare virtuele dataroom kan worden gebruikt in uw bedrijf of project.
• Een ander belangrijk punt bij het kiezen van een geschikte dienst voor uw project is de beschikbaarheid van een gratis proefversie. Koop nooit een service voor een jaar of een half jaar zonder eerst een gratis proefversie te proberen. In de regel bieden leveranciers van virtuele datarooms een gratis demoversie voor 1,2 of 3 maanden. De periode waarin men een gratis demoversie kan gebruiken, hangt af van een concrete provider.
• Kies alleen dergelijke soorten online gegevensopslag die een servicedienst hebben, welke 7 dagen per week en 365 dagen per jaar 24 werkt, en niet alleen tijdens werkuren welke in verschillende tijdzones kunnen verschillen.
• Het wordt sterk aanbevolen om een leverancier te kiezen uit degenen die al hun diensten hebben verleend bij complexe financiële transacties, met inbegrip van initiële plaatsing van aandelen.
• Eigen hosting en beheer zijn belangrijke punten, waaraan aandacht moet worden besteed. Het wordt aanbevolen om een dergelijke provider te kiezen die zijn datahosting en beheerproces, geheel of gedeeltelijk, niet overdraagt aan derden, omdat dit uw vertrouwelijke informatie in gevaar brengt.
• Bovendien bieden toonaangevende leveranciers veel nuttige functies, waarmee gebruikers hun gegevens online kunnen verzamelen, organiseren en presenteren, alsmede het werk bij het sluiten van transacties aanzienlijk vereenvoudigen, de benodigde tijd hiervoor verkortend. De handigste functies die voor u nuttig kunnen zijn:
  1. Bescherming van documenten: data-encryptie, automatische back-up, mogelijkheid om de toets “Print Screen” uit te schakelen, beperking van toegang per tijd en IP-adres, dynamische watermerken.
  2. Beveiligde toegang: dubbele authenticatie bij het inloggen, beveiligd gebruik van mobiele apparaten, bescherming tegen inbreuk op uw account.
  3. Functionaliteit: sectie “Vragen en antwoorden”, integratie met Microsoft Office, tracking van acties en een logboek, uploaden van big data enz.
  4. Gebruiksgemak: uitgebreide zoekfunctie, intuïtief begrijpelijke interface, handige functies. In de regel zijn dergelijke platforms goed geschikt voor zowel beginners als ervaren gebruikers.
  5. Mededelingen in reële tijd: tracken van acties een logboeken.
• Bovendien kan het handig zijn als de virtuele dataroom kan worden aangepast aan eigen behoeften.
• Vergeet ten slotte niet te ontdekken, welke snelheid van informatieoverdracht het platform biedt.

Bij het kiezen van een passend platform voor uw project is het belangrijk om rekening te houden met deze belangrijke kwesties. We kunnen de volgende vergelijking aanbieden om de meest geschikte virtuele dataroom voor uw transacties te bepalen. Lees de referenties, vergelijk de functies, mogelijkheden en prijzen. We raden u aan bijzondere aandacht te besteden aan veiligheid en beveiliging, evenals aan functionele aspecten. En onthoud dat voor u een keuze maakt, moet u, eerst en vooral, alle bijzonderheden van uw project begrijpen, evenals weten, wat u van de virtuele dataroom verwacht.