Leveranciers van virtuele datarooms

Wat is een virtuele dataroom?

Virtuele werkplekken zijn een essentieel onderdeel geworden van bedrijven overal ter wereld. Er zijn geen specifieke branches die gebruik maken van dit platform. Zowel startende advocatenkantoren als de mijnbouwindustrie maken dagelijks gebruik van dit hulpmiddel.

Virtuele datarooms bieden betrouwbaarheid, beveiliging en veelzijdigheid. Concreter gezegd bieden deze werkplekken:

• beveiligde opslag;
• de mogelijkheid om zonder zorgen vertrouwelijke gegevens uit te wisselen;
• functies die de capaciteit verhogen.

Het doel van dit programma is om het dagelijks werk van kantoren te ondersteunen en transacties af te ronden. De eerste stap die bij iedere deal en ieder contract komt kijken is het opstellen van documenten. Een aantal jaar geleden nam het personeel deze tijdrovende taak op zich. Virtuele datarooms doen het meeste van dit werk. Ze maken gebruik van geautomatiseerde mechanismen om bestanden en mappen te sorteren en georganiseerd te houden. Een integraal onderdeel van de transactie is de informatie-uitwisseling, die altijd vertrouwelijk is. Leidinggevenden deden deze uitwisseling altijd live, omdat ze programma’s om bestanden te delen niet vertrouwden. Met de optimaal beveiligde omgeving van een virtuele dataroom is het niet meer nodig om te reizen en af te spreken. U ontvangt later meer informatie over de methoden voor gegevensbescherming die door de ontwikkelaars zijn geïmplementeerd.

Over het algemeen zijn er geen aanvullende software en plug-ins nodig om een virtuele dataroom in te richten. U bent binnen de kortste tijd de eigenaar van een krachtig hulpmiddel.

Niet alle medewerkers van een bedrijf beschikken over IT-vaardigheden. Virtuele werkplekken zijn eenvoudig te beheren, zodat elk van uw medewerkers het programma binnen een aantal dagen onder de knie heeft. Bovendien biedt de aanbieder altijd trainingen aan.

Productbeschikbaarheid op mobiele apparaten geeft gebruikers meer mogelijkheden. Toegang tot gegevens en 24/7 in verbinding blijven.

Technische ondersteuning is een belangrijk onderdeel van het platform voor elke klant. Sommige providers bieden dit alleen aan tijdens kantooruren aan. Anderen staan altijd klaar om te helpen, iedere dag en elk uur van de dag. Technisch experts verwerken vragen van klanten binnen enkele minuten en vinden een hoogwaardige oplossing. U kunt altijd bij hen terecht als u met een probleem zit. De voortgang van een transactie of bewerking valt dus niet stil omdat problemen snel worden opgelost. In het stadium dat u een virtuele dataroom op aan het zetten bent, helpt de provider u door uw gegevens te uploaden en organiseren.

Het doel van dit programma is om het dagelijks

Digitalisering omvat elk aspect van het leven. Dit proces is vooral in het bedrijfsleven essentieel. Organisaties krijgen vaak te maken met lastige uitdagingen, risico’s en concurrentie van sterke tegenstanders. Klanten met een virtuele dataroom hebben een middel om de problemen het hoofd te bieden of zelfs weg te werken. Daardoor zijn ze erkend door alle andere bedrijven en zijn ze erg in trek. De ontwikkelaars blijven goed op de hoogte. Het is cruciaal om hun product te blijven verbeteren om te blijven voldoen aan de vereisten van moderne bedrijven.

Hoe herken je de beste virtuele dataroom?

De beste datarooms zorgen voor snelle, georganiseerde en eenvoudige transacties. Moderne VDR-software komt met veelzijdige functies en praktische oplossingen voor vrijwel iedere bedrijfstak. Daarnaast maakt zo’n platform overnames veel rendabeler dan een fysiek alternatief. 

De grootste uitdaging voor nieuwe dataroomgebruikers is m de juiste software te kiezen en te verzekeren dat alle gegevens veilig zijn. Deze drie factoren zijn het belangrijkst:

• Compliances en certificering. De veiligheid van gegevens is de allerbelangrijkste factor bij het vinden van de beste virtuele dataroom. Toch kan het voor onervaren gebruikers moeilijk zijn om de veiligheidsprotocollen en -technologieën te beoordelen. Het is daarom ook beter om te vertrouwen op regelgevende en standaardiserende instellingen als ISO en GDPR.
  
  Je kan het beleid van een provider ten opzichte van veiligheid vertrouwen door te controleren op de volgende certificaten en compliances:

ISO/IEC 27001

SOC 1, 2

GDPR

HIPAA

FISMA

• Interface en functies. De beste datarooms zijn zowel heel simpel als heel functioneel. Het zou niet zo moeten zijn dat er uitgebreide technische kennis van je wordt verwacht om door het platform te navigeren. Tegelijkertijd is het belangrijk dat het platform snelle en effectieve prestaties kan leveren.

Eén van de manieren om dit te testen is door een proefperiode aan te vragen. Zo krijg je een goed idee van hoe het platform werkt zonder kosten te maken. Overigens past dat niet altijd in een strak schema. 

Als dat het geval is, kijk dan of de volgende dingen worden opgenoemd:

1. Documentbeheer. Gebruiksgemak met functies als drag & drop uploaden, bulk up- en downloaden, automatische indexering, volledige-tekst zoekfuncties, en uitgebreide ondersteuning voor bestandstypes.
2. Uitgebreide beveiliging op documentniveau. Denk aan afgeschermde weergaveoptie, dynamische watermerken en toegangsrechten op basis van gebruiker of rol. 
3. Interactieve Q&A. Voor M&A transacties en bestuurbeheer.
4. Veilige toegang. IP-restricties, twee-factor-authenticatie en gedetailleerde bewerkingsgeschiedenis.
5. Gebruiksgemak. Makkelijk te begrijpen en gebruiken, beschikbaar voor computers en telefoons, webversie, meerdere talen en één account voor meerdere projecten. 
6. Expertise en klantenservice van provider. De beste virtuele dataroom voldoet aan de behoeften en verwachtingen van je bedrijf. Eén van de manieren om dat te doen is om op zoek te gaan naar een provider die zich specialiseert in jouw vakgebied.

Als de VDR-provider weet hoe een industrie werkt, dan kunnen ze ook de beste service voor die sector leveren. 
Onderschat ook niet hoe belangrijk goede klantenservice is. Controleer of ze 24/7/365 beschikbaar zijn. Daarnaast is het altijd meegenomen als ze jouw taal beheersen en je niet constant doorverbinden. 

Veelgestelde vragen