Een potentiële koper mailt: “Stuur ons alvast de cijfers van de afgelopen drie jaar, dan kijken we of het past.” Er is nog niets getekend. Wat doe je dan?
Stuur niets vertrouwelijks voordat de NDA is ondertekend. Bij een overname bepaalt de volgorde van gesprekken, tekenen en delen hoeveel risico je loopt. In dit artikel lees je hoe een NDA bij een bedrijfsovername werkt, welke afspraken erin horen en welke fouten je kunt voorkomen.
Kort antwoord: Een NDA (geheimhoudingsverklaring) bij een bedrijfsovername is een overeenkomst waarin koper en verkoper afspreken dat vertrouwelijke bedrijfsinformatie geheim blijft en alleen dient om de overname te beoordelen. Je tekent hem na de eerste serieuze gesprekken en vóórdat je cijfers, contracten of klantgegevens deelt.
Eerst praten, dan tekenen, dan pas delen: de volgorde in een overname
Een overnametraject verloopt zelden precies hetzelfde. Toch zie je meestal dezelfde volgorde: een anonieme teaser, een eerste gesprek, de NDA, een informatiememorandum, een letter of intent en daarna de due diligence.
Hoeveel je deelt, hangt af van de fase. De tabel hieronder geeft een praktische richtlijn.
| Fase | Wat je kunt delen | Voorwaarde |
|---|---|---|
| Anonieme teaser | Branche, omvang in bandbreedtes, regio, reden van verkoop in grote lijnen | Geen naam van het bedrijf. Geen NDA nodig. |
| Na de NDA | Informatiememorandum met bedrijfsnaam, samengevatte cijfers en organisatie | NDA getekend door een bevoegde vertegenwoordiger van de koper |
| Na de letter of intent | Gedetailleerde financiële en juridische stukken | NDA én intentieverklaring. Start van de due diligence. |
| Laatste fase | Klantcontracten, personeelsdossiers, gevoelige kennis | Dataroom met rechten per partij, eventueel beperkt tot een vaste groep personen |
Vraagt een koper al in de eerste fase om cijfers, dan is dat een signaal. Serieuze partijen begrijpen dat je eerst wilt tekenen. Meer over de volgende stap lees je in ons artikel over de letter of intent bij een overname.
Wat een NDA doet, en wat niet
Een NDA heet in het Nederlands ook wel geheimhoudingsverklaring of geheimhoudingsovereenkomst. Het is een contract waarin partijen vastleggen welke informatie vertrouwelijk is, waarvoor ze die mogen gebruiken en hoe lang de plicht geldt.
De overeenkomst heeft wel grenzen. Een lek is in de praktijk lastig te bewijzen. Een boetebeding werkt daarom vooral preventief: het maakt duidelijk dat schending geld kost. Bovendien kan de rechter een te hoge boete verlagen.
Daarnaast biedt de wet een vangnet. Sinds 2018 beschermt de Wet bescherming bedrijfsgeheimen informatie tegen onrechtmatig verkrijgen, gebruiken en openbaar maken. Die bescherming geldt alleen voor informatie die geheim is, handelswaarde heeft en waarvoor de houder redelijke maatregelen heeft genomen om haar geheim te houden.
Die laatste voorwaarde is belangrijk. Een getekende NDA en beperkte toegang tot documenten tellen mee als redelijke maatregelen. Wie stukken zonder afspraken rondmailt, staat in een procedure zwakker.
De Ondernemersplein-pagina over de geheimhoudingsverklaring geeft een overzicht voor ondernemers die een bedrijf verkopen.
Eenzijdig of wederkerig: wie heeft welke NDA nodig?
Als verkoper geef je de meeste gevoelige informatie prijs. Daarom volstaat vaak een eenzijdige NDA, waarin alleen de koper geheimhouding belooft.
Toch deelt ook de koper soms vertrouwelijke gegevens. Denk aan de financieringsstructuur, bedrijfsplannen of de reden waarom hij juist jouw bedrijf wil. In dat geval is een wederkerige NDA logischer.
Wie tekent er namens een bedrijf? Dat moet een persoon zijn die het bedrijf mag vertegenwoordigen. Bij een B.V. is dat meestal een bestuurder. Controleer de bevoegdheid in het handelsregister of in de statuten, want soms moeten twee bestuurders samen tekenen.
Adviseurs en financiers van de koper krijgen vaak ook toegang tot jouw informatie. Zorg dat zij zelf tekenen of dat de koper schriftelijk instaat voor hun naleving.
De clausules waar kopers en verkopers echt over onderhandelen
De kern van een NDA is kort. De onderhandeling gaat over de details. In de tabel zie je de negen onderdelen die in overnames het vaakst tot discussie leiden.
| Clausule | Waar het over gaat | Tip voor de verkoper |
|---|---|---|
| Definitie vertrouwelijke informatie | Wat valt eronder: cijfers, klantenlijsten, prijzen, ook het bestaan van de gesprekken? | Noem categorieën expliciet. Laat ook mondelinge informatie meetellen. |
| Gebruiksdoel | Informatie dient alleen om de overname te beoordelen | Sluit gebruik voor eigen acquisitie of concurrentie uit. |
| Wie mag inzien | Medewerkers, adviseurs, financiers, verbonden bedrijven | Beperk tot wie het nodig heeft. Laat de koper instaan voor zijn adviseurs. |
| Vertrouwelijkheid van de gesprekken | Ook het overnametraject zelf blijft geheim | Voorkomt onrust bij personeel, klanten en leveranciers. |
| Non-solicit | Geen werving van personeel, geen benadering van klanten | Vaak waardevoller dan de geheimhouding zelf. Kies een duidelijke termijn. |
| Looptijd | Hoe lang de plicht geldt | Kies langer bij blijvend gevoelige gegevens, zoals klantenbestanden of recepturen. |
| Teruggave of vernietiging | Wat gebeurt er met documenten als de deal afketst? | Eis schriftelijke bevestiging. Regel hoe om te gaan met back-ups. |
| Boetebeding | Vaste boete per overtreding | Stem het bedrag af op de waarde van de informatie. |
| Toepasselijk recht en geschillen | Welk recht geldt en welke rechter beslist | Kies Nederlands recht en een Nederlandse rechter, zeker bij een buitenlandse koper. |
Let vooral op de non-solicit. Veel verkopers richten zich op geheimhouding en vergeten dat een afgehaakte koper gerichte aanbiedingen aan jouw klanten of medewerkers kan doen. Een goed geformuleerd verbod beschermt je daartegen, ook als de informatie zelf niet is gelekt.
Waar de NDA ophoudt en de dataroom begint
Een NDA regelt wat partijen beloven. Een dataroom regelt wat zij feitelijk kunnen zien. Samen vormen ze een sterkere bescherming dan elk afzonderlijk.
In een dataroom voor due diligence kun je de NDA laten tonen bij de eerste inlog. Wie niet akkoord gaat, komt niet binnen. Zo ligt vast wie wanneer heeft getekend.
Daarnaast open je mappen per fase en per partij. Een koper ziet in het begin alleen de hoofdlijnen. Klantcontracten en personeelsgegevens volgen pas later, als de letter of intent is getekend. Watermerken met naam en datum maken herleidbaar welke kopie van een document is verspreid.
Het activiteitenlogboek laat zien wie welk document heeft geopend. Dat bewijst geen lek. Wel kun je in een geschil aantonen wie toegang had, en dat zwakt discussies af.
Is de koper een concurrent, dan kun je de toegang beperken tot een vast team van personen. Werk je met personeelsgegevens, maak die dan zo lang mogelijk anoniem. Wil je aanbieders vergelijken, dan vind je ze op onze pagina met virtuele dataroom providers.
Situaties waar het in de praktijk misgaat
De koper wil alleen zijn eigen NDA gebruiken
Dat komt vaak voor, vooral bij grotere partijen. Lees het document dan zoals je een contract van de wederpartij leest. Controleer de definitie van vertrouwelijke informatie, de looptijd, de non-solicit en het boetebeding. Een tekst die vooral de koper beschermt, kun je aanpassen.
De koper is een concurrent
Tussen concurrenten gelden ook regels over het uitwisselen van gevoelige marktinformatie. Deel daarom geen klantnamen, prijzen of marges voordat de deal concreet is. Laat de opzet van de informatiestroom door een jurist beoordelen.
Een adviseur of financier heeft niet getekend
Dan heb je geen directe afspraak met die partij. Laat de koper schriftelijk instaan voor de naleving door zijn adviseurs, of laat hen zelf tekenen voordat zij toegang krijgen.
De deal gaat niet door
Vraag om teruggave of vernietiging van alle stukken en laat dat schriftelijk bevestigen. In een dataroom trek je simpelweg de toegang in. Voor e-mailbijlagen en back-ups zijn aparte afspraken nodig.
De koper zit in het buitenland
Kies Nederlands recht en een Nederlandse rechter of arbitrage. Bedenk ook of een uitspraak in het land van de koper uitvoerbaar is. Laat je hierover adviseren voordat je tekent.
NDA voorbeeld: de opbouw in negen onderdelen
Hieronder zie je de opbouw van een gangbare NDA bij een overname. Het is geen kant-en-klare tekst. Elke transactie vraagt om maatwerk, en een jurist moet het uiteindelijke document toetsen.
- Partijen. Volledige bedrijfsnamen, KvK-nummers en de personen die tekenen.
- Doel. Eén zin over de overname die partijen beoordelen.
- Vertrouwelijke informatie. De categorieën die eronder vallen, ook mondeling of digitaal verstrekt.
- Uitzonderingen. Informatie die al openbaar is, de ontvanger al had of zelfstandig heeft ontwikkeld, en wat de wet verplicht openbaar te maken.
- Wie mag inzien. Medewerkers, adviseurs en financiers, met een verplichting om ook hen te binden.
- Gebruik en beveiliging. Alleen voor het doel, en met redelijke maatregelen tegen verlies of misbruik.
- Non-solicit. Geen werving van personeel en geen benadering van klanten, met een vaste termijn.
- Looptijd en teruggave. Einddatum, en wat er gebeurt met documenten als het traject stopt.
- Boete, recht en geschillen. Bedrag per overtreding, toepasselijk recht en bevoegde rechter.
Wil je meer achtergrond over het opstellen van een geheimhoudingsovereenkomst, dan biedt het BOIP een heldere uitleg voor ondernemers.
Checklist voordat je tekent
- Staat er een einddatum in, en is die passend voor de gevoeligheid van de informatie?
- Is duidelijk beschreven wat onder vertrouwelijke informatie valt?
- Mogen alleen personen die het echt nodig hebben de stukken zien?
- Is de koper aansprakelijk voor adviseurs en financiers?
- Bevat de overeenkomst een non-solicit voor personeel en klanten?
- Staat erin wat er gebeurt met documenten als de deal niet doorgaat?
- Is het boetebedrag realistisch in verhouding tot de waarde van de informatie?
- Heeft een jurist de tekst bekeken voordat iemand tekent?
Veelgestelde vragen
Wat betekent NDA, en wat houdt tekenen in?
NDA staat voor non-disclosure agreement, in het Nederlands geheimhoudingsverklaring. Door te tekenen beloof je vertrouwelijke informatie niet door te geven en alleen te gebruiken voor het afgesproken doel.
Wie mag een NDA tekenen?
Iemand die het bedrijf mag vertegenwoordigen. Bij een B.V. is dat meestal een bestuurder. Controleer in het handelsregister of de statuten of hij alleen mag tekenen.
Hoe lang is een NDA geldig?
De wet schrijft geen vaste termijn voor. De looptijd staat in de overeenkomst. In overnames zie je vaak enkele jaren na afloop van het traject. Voor blijvend gevoelige gegevens kun je een langere termijn afspreken, al moet die redelijk blijven.
Is een NDA altijd afdwingbaar?
Een NDA is een overeenkomst en dus afdwingbaar. Een inbreuk aantonen is wel lastig, en de rechter kan een te hoge boete verlagen. Praktische maatregelen, zoals beperkte toegang en een logboek, versterken je positie.
Kan ik een NDA zelf opstellen?
Dat kan, maar bij een overname is het verstandig om een jurist mee te laten kijken. Kleine fouten in de definitie of de looptijd kunnen later veel kosten.
Wat als de koper niets wil tekenen?
Deel dan alleen anonieme informatie waaruit je bedrijf niet herkenbaar is. Zonder NDA geen namen, cijfers of contracten. Een koper die niet wil tekenen, laat bovendien zien hoe serieus hij is.
Wat volgt na de NDA
Met een getekende NDA begint het echte werk. Je deelt het informatiememorandum, voert de eerste gesprekken en werkt toe naar een letter of intent bij een overname. Daarna start de due diligence, waarbij de koper jouw bedrijf gedetailleerd onderzoekt. Wil je je daar beter op voorbereiden, lees dan hoe een vendor due diligence het verkoopproces soepeler kan maken.
Dit artikel geeft algemene informatie en is geen juridisch advies. Laat een NDA altijd toetsen door een advocaat met ervaring in overnames. Virtuele-dataroom.nl vergelijkt aanbieders van virtuele datarooms. Sommige aanbieders op onze site betalen een vergoeding voor aanmeldingen.
