Onehub

OneHub profieloverzicht

Zakelijke documenten delen met externe partijen vraagt om vertrouwen, structuur en overzicht. Vooral wanneer het gaat om investeerders, due diligence of bedrijfsovernames. De Onehub dataroom is ontwikkeld voor precies dat soort situaties. Het platform biedt een aparte versie, de Data Room Edition, waarin je gevoelige informatie gescheiden houdt van je gewone mappen en tools. Het gebruikt stille samenwerking, verplichte geheimhoudingsverklaringen, watermerken en automatische mappenstructuren. Hier lees je wat de Onehub VDR zo geschikt maakt voor bedrijven, inclusief beveiliging, gebruikersbeheer, mobiele toegang, integraties en kosten.

Onehub in het kort

Onehub is een Amerikaans platform waarmee je documenten kunt delen en beheren binnen je team én met mensen buiten je organisatie. Naast de standaardversie en een geavanceerde versie is er dus ook een speciale Onehub dataroom, die is ingericht voor vertrouwelijke trajecten.

De opzet van deze versie draait om rust en controle. Door gebruik te maken van stille samenwerking (zogenaamde stealth modus), watermerken en het laten ondertekenen van geheimhoudingsverklaringen, zorg je dat gevoelige informatie binnen gesloten kring blijft. Je bepaalt zelf wie wat mag zien, zonder dat gebruikers van elkaar kunnen zien dat ze toegang hebben.

Verder registreert het systeem automatisch elke actie die iemand uitvoert, van het openen van een document tot het doorbladeren van meerdere pagina’s. Dit is waardevol wanneer je met meerdere partijen tegelijk werkt en overzicht wilt houden. De Onehub VDR ondersteunt daarnaast ook volledige tekstanalyse binnen documenten, sessietimers die gebruikers automatisch uitloggen na inactiviteit, en tweestapsverificatie die je als beheerder kunt verplichten. Deze functies samen maken de dataroom geschikt voor situaties waar controle en discretie belangrijk zijn.

Wie is eigenaar van Onehub?

Onehub is nu onderdeel van het grotere SRS Acquiom. Wat betekent dat voor jou als gebruiker? In de praktijk verandert dit weinig aan het dagelijkse gebruik, maar het is goed om te weten dat strategische keuzes, zoals ondersteuning, verdere uitbouw van functies of koppelingen met andere systemen, in handen liggen van de moederorganisatie.

Voor gebruikers die op zoek zijn naar een langetermijnoplossing kan het daarom verstandig zijn om te volgen of de ondersteuning en technische doorontwikkeling op peil blijven. Het kan ook invloed hebben op hoe snel nieuwe functies, zoals bredere SSO-integraties of mobiele apps, worden uitgerold.

Wanneer is de Onehub dataroom een goede keuze?

Bedrijven die zich voorbereiden op een overname of investeringsronde, willen vaak snel schakelen. In die fase telt elk uur, en is het handig als je een dataroom kunt opzetten zonder technische rompslomp. Onehub maakt dat gemakkelijk. Vooral bij kleinere organisaties of het MKB is dat prettig. Denk aan bedrijven die in contact staan met meerdere investeerders, of partijen die hun interne documenten tijdelijk willen afschermen voor externen.

De Onehub data room komt ook goed van pas bij projecten waarbij vertrouwelijke of gevoelige informatie en bestanden gedeeld moet worden, maar de toegang tot documenten goed geregeld moet zijn. Met duidelijke rechten per map of bestand, automatische watermerken en exporteerbare overzichten van gebruikersactiviteit behoud je grip, zonder dat het systeem ingewikkeld wordt.

Daarnaast is het een interessante optie voor bedrijven die hun klantportaal of interne documentstructuur willen uitbreiden met extra beveiligingslagen. Zodra het nodig is, schakel je over naar een dataroomomgeving. Zo groeit het platform mee met de behoefte aan meer controle.

Wat maakt deze dataroom opvallend?

Een dataroom is meer dan een digitale map met wachtwoord. De stealth-modus zorgt ervoor dat deelnemers documenten kunnen bekijken zonder dat hun aanwezigheid zichtbaar is voor anderen. In combinatie met verplichte geheimhoudingsverklaringen en watermerken biedt dat bescherming tegen misbruik en ongewenste verspreiding.

Bij het uploaden van documenten hoef je niet handmatig alles in te delen. De mappen worden automatisch opgebouwd, en met behulp van een volledige zoekfunctie kun je razendsnel door lange lijsten aan documenten bladeren. Dit werkt prettig tijdens een due diligence-traject, waarin vaak onder tijdsdruk gewerkt wordt.

De beveiliging is verder goed in te stellen. Denk aan sessietimers die mensen automatisch uitloggen na een bepaalde tijd, of het verplicht activeren van tweestapsverificatie. Deze functie staat bekend als Onehub 2FA en wordt centraal beheerd door de beheerder van de omgeving.

Voor grotere organisaties is het fijn dat ook Onehub SSO SAML wordt ondersteund. Hierdoor kun je de dataroom koppelen aan bestaande systemen voor gebruikersbeheer, zoals Okta of OneLogin. Zo loggen medewerkers in met hun bestaande gegevens, zonder aparte accounts.

Toegang via mobiel en koppelingen met andere platforms

Wanneer je veel onderweg bent, wil je niet wachten tot er weer een laptop beschikbaar is. Onehub heeft een aparte app voor iOS waarmee je documenten ook via je telefoon kunt openen. Voor Android-gebruikers wordt aangeraden om de dataroom via een beveiligde browser te openen. Hoewel dat iets minder soepel werkt dan een app, blijft de functionaliteit grotendeels behouden.

Qua koppelingen valt vooral de integratie met DocuSign op. Daarmee kun je contracten zelf ondertekenen zonder dat je het platform hoeft te verlaten. Voor wie gebruikmaakt van bekende systemen zoals Google Workspace, zijn er ook mogelijkheden om die werkprocessen goed te laten aansluiten. Dit geldt ook voor of Microsoft 365. Bestanden kunnen bijvoorbeeld rechtstreeks geopend en opgeslagen worden, zonder extra handelingen.

Ook de ondersteuning voor SSO via SAML maakt het makkelijker voor grotere teams om veilig te werken. Via een beheerder kun je rechten verdelen, gebruikers uitnodigen en exact bepalen wie welke documenten mag zien, allemaal vanuit één centrale plek.

Belangrijke functies op een rij

Elke dataroom heeft zijn eigen manier van werken. Toch zijn er een aantal punten waarop je goed kunt vergelijken. Dit is hoe de virtual data room van Onehub scoort:

Is Onehub geschikt voor jouw bedrijf?

Niet elk bedrijf heeft een zwaar ingericht platform nodig om documenten te delen. Onehub VDR biedt een tussenweg die vooral goed werkt voor kleinere tot middelgrote organisaties. Denk aan mkb-bedrijven die werken aan een overname, financieringsronde of juridische controle waarbij discretie en overzicht telt. Zonder dat je meteen verstrikt raakt in een complex systeem.

Voor teams die gewend zijn aan uitgebreide workflows, zoals meerdere goedkeuringslagen of gestructureerde Q&A-exports, kan het zinvol zijn om ook te kijken naar grotere spelers in de markt. Zeker wanneer er extra eisen zijn op het gebied van compliance of rapportages.

Heb je een team dat volledig op Android draait? Houd dan rekening met het ontbreken van een aparte app. De browserversie werkt prima, maar is iets minder soepel dan een native applicatie.

Tot slot

Uit onze Onehub review blijkt dat de Onehub dataroom is geschikt voor projecten waarin discretie, duidelijke rechten en overzicht centraal staan. Denk aan investeringsrondes of verkooptrajecten binnen het mkb. De prijsstructuur is helder, maar controleer vooraf of functies zoals Onehub SSO SAML en Onehub 2FA aansluiten op je werkwijze. Voor eenvoudige dossiers of volledig Android-gebruik kan het zinvol zijn om andere aanbieders naast Onehub te leggen.