Een dataroom kan technisch goed beveiligd zijn en toch onoverzichtelijk aanvoelen als documenten lastig te vinden zijn. Daar komt een dataroom index in beeld. Die fungeert als de plattegrond van je project: een duidelijke mappenstructuur, vaak aangevuld met een korte documentlijst, waardoor voor alle betrokkenen helder is waar informatie staat, wie verantwoordelijk is en wat als de actuele versie geldt.
Binnen een due diligence-proces zorgt een goed opgebouwde index ervoor dat reviewers sneller door documenten heen gaan en minder terugkerende vragen stellen, zoals “waar staat het meest recente klantcontract?” of “is dit de definitieve begroting?”. Buiten due diligence speelt dezelfde logica bij investeringsrondes, audits, board reporting en andere trajecten waarbij meerdere partijen gecontroleerd toegang nodig hebben tot gedeelde documentatie.
Een dataroom index is het raamwerk van mappen en naamgevingsregels waarmee je een virtuele dataroom ordent. Meestal bestaat deze uit:
Het doel is praktisch: reviewers moeten binnen enkele seconden vinden wat ze nodig hebben, terwijl jouw team direct ziet welke documenten nog ontbreken—zonder losse spreadsheets of parallelle lijstjes.
Een standaard gedeelde schijf groeit vaak organisch: mappen worden aangemaakt wanneer het uitkomt, naamgeving verschilt per gebruiker en dubbele bestanden ontstaan snel. Een dataroom index werkt anders, omdat deze is ontworpen voor:
Het draait minder om persoonlijk gemak en meer om een consistente structuur die standhoudt onder externe beoordeling.
Een goede index betaalt zich vooral uit bij veel documenten, meerdere betrokken partijen en een duidelijke behoefte aan controle. Typische situaties zijn:
Zodra meerdere reviewers parallel werken, is de index onderdeel van het procesontwerp—geen bijzaak.
Een template bespaart tijd en houdt je dataroom index consistent. Je begint met een standaard indeling die werkt voor M&A, investeringen en audits, en past die daarna gericht aan op jouw dealtype, scope en betrokken partijen.
Download checklist
Gebruik deze index als startpunt en pas hem aan per dealtype.
Voordat je mappen aanmaakt, moet de index aansluiten op het project zelf. Zo voorkom je de klassieke fout: een mooie structuur die niet past bij de scope van de deal of review.
Dit onderdeel gaat ervan uit dat de dataroom technisch al is ingericht. Wil je eerst de basis regelen—zoals gebruikers, rechten en beveiliging—lees dan eerst de gids over dataroom opzetten.
Begin met drie kernvragen:
De index moet deze realiteit weerspiegelen. Beperk de scope? Houd de structuur compact. Meerdere bieders? Plan voor duidelijke scheiding en gecontroleerde vrijgave.
Toegangsplanning bepaalt mede je structuur. Weet je vooraf dat bepaalde reviewers alleen een deel nodig hebben, creëer dan duidelijke grenzen:
Vermijd het combineren van gevoelige en niet-gevoelige documenten in één map; dat maakt rechtenbeheer later onnodig complex.
Een korte afstemming vooraf bespaart vaak uren herstelwerk zodra de review start.
Onderstaande structuur is breed toepasbaar en overzichtelijk. Houd namen functioneel—duidelijkheid wint het altijd van creativiteit.
Bij meerdere entiteiten kun je submappen per entiteit of regio toevoegen.
Commerciële reviews leveren vaak veel vragen op; zorg voor heldere labels.
Overweeg scheiding tussen historisch en lopend jaar.
Gebruik hier strengere toegangsrechten.
Is IP kernwaarde, dan verwacht men een complete en schone map.
Focus op continuïteit en beveiliging.
Voor veel organisaties blijft dit beperkt—bouw het alleen waar nodig.
Heldere naamgeving is hier extra belangrijk.
Een sterke index bestaat niet alleen uit categorieën, maar uit duidelijke spelregels.
Gebruik een vast patroon, bijvoorbeeld:
Optie A: Genummerd
Optie B: Genummerd met submappen
Nummering houdt volgorde stabiel op elk platform.
De reviewer mag nooit hoeven raden.
Snelheid en duidelijkheid staan voorop.
Goede software maakt structureren eenvoudiger.
☝️Waar let je op?
Als de tool tegenwerkt, merken reviewers dat direct.
Platformen die vaak worden genoemd om hun flexibiliteit zijn onder meer Ideals, Ansarada, Datasite en Intralinks. De juiste keuze hangt af van jouw rechtenmodel, reviewvolume en rapportagebehoefte. Wil je virtuele dataroom vergelijken op functies en prijzen? Bekijk dan ons overzicht en kies wat past bij jouw project.
Ownership per sectie
De index schoon houden
Afronding en archivering
Let bij de keuze van je dataroom op hoe flexibel de index te beheren is. Denk aan bulkverplaatsingen, hernoemen zonder dat links breken, duidelijke rechten per map en overzichtelijke wijzigingscommunicatie. Sommige oplossingen, zoals Ideals dataroom, bieden functionaliteit waarmee je de index kunt aanpassen zonder het reviewproces te verstoren. Kies daarom software die meegroeit met je project.
Gedetailleerd genoeg om zoekwerk te voorkomen. Wordt een map te gemengd, splits hem. Wordt het geheel onoverzichtelijk, vereenvoudig.
Een basisindex wel. Meestal pas je 10–20% aan per transactie, afhankelijk van type en sector.
Zodra de structuur niet meer aansluit bij hoe reviewers zoeken. Vaak is een korte wekelijkse opschoning voldoende.
