Drooms

Wanneer er grote bedragen op het spel staan en vertrouwelijke documenten met meerdere partijen gedeeld moeten worden, wil je zeker weten dat alles goed geregeld is. Drooms is een Europese aanbieder van virtuele datarooms die zich richt op zulke trajecten. Denk aan fusies, overnames of vastgoeddeals waarbij snelheid, controle en discretie samenkomen. De Drooms dataroom gebruikt uitsluitend eigen servers in Zwitserland en Duitsland. Daarmee blijft alles binnen Europa en vallen je documenten onder de strengste regels voor gegevensbescherming (AVG/GDPR). De software is bovendien ISO-gecertificeerd. In deze Drooms review bekijken we onder andere hoe de dataroom presteert op het gebied van toegangsbeheer, documentbeveiliging, automatische vertalingen, Q&A-modules en mobiele bruikbaarheid.

Overzicht van de aanbieder

Drooms is sinds jaar en dag actief op de Europese markt voor virtuele datarooms. Het bedrijf richt zich op complexe trajecten waarbij niet alleen snelheid telt, maar ook overzicht en controle. Denk aan overnames, vastgoedtransacties of investeringsrondes waarbij meerdere adviseurs en belanghebbenden betrokken zijn. Daarnaast nam Drooms in 2016 het Zwitserse DealMarket over om zijn diensten rond het begeleiden van deals verder uit te breiden. Hierdoor kunnen bedrijven niet alleen documenten veilig delen, maar ook het hele traject rondom due diligence en verkoop professioneel begeleiden binnen één omgeving.

Wat opvalt is dat Drooms geen gebruik maakt van gedeelde servers of infrastructuur van derden. Alles draait op eigen systemen die fysiek zijn ondergebracht in datacenters in Duitsland en Zwitserland. Dit geeft extra zekerheid over waar documenten precies staan opgeslagen en onder welke regels ze vallen. De software sluit volledig aan op de Europese regels voor gegevensbescherming. Drooms heeft twee internationale keurmerken, ISO 27001 en ISO 27018, deze zijn voor voor informatiebeveiliging en voor privacy online. Je weet dus zeker dat er zorgvuldig wordt omgegaan met je vertrouwelijke documenten.

Waarin Drooms uitblinkt

De virtuele data room van Drooms is ontworpen voor situaties waarin foutmarges klein zijn en duidelijkheid telt.

Bij vastgoedprojecten, bijvoorbeeld bij de verkoop van een portefeuille of een ‘’sale-and-leaseback-constructie’’, is het cruciaal om documenten gestructureerd te presenteren en activiteiten te kunnen volgen. Drooms heeft hiervoor een helder systeem waarbij gebruikers alleen toegang krijgen tot wat relevant is voor hen.

Wat Drooms onderscheidt, is de combinatie van Europese opslag en ingebouwde vertaaldiensten. Dit komt van pas bij deals waarbij documenten in meerdere talen moeten worden beoordeeld. Met één klik kun je teksten automatisch laten vertalen, zonder dat er bestanden buiten de dataroom worden gehaald.

Ook zoeken werkt opvallend snel, zelfs bij duizenden documenten. Via optische tekenherkenning (OCR) doorzoekt het systeem ook gescande PDFs. En met de “red flag” optie worden risicovolle of gevoelige passages automatisch gemarkeerd. Dat scheelt veel tijd.

Voor sectoren waar audits en verantwoording centraal staan, zoals financiële instellingen of gereguleerde markten, is het fijn dat elk document, elke klik en elke wijziging automatisch wordt vastgelegd in een handig overzicht.

Wat maakt Drooms anders?

Een virtuele data room van Drooms werkt niet op externe clouddiensten, maar draait op eigen servers, namelijk in Duitsland en Zwitserland. Dit betekent dat alles onder de Europese privacywet valt en binnen de grenzen van de EU blijft.

Wat ook opvalt aan de Drooms VDR, is hoe snel je door grote hoeveelheden documenten bladert. Met behulp van tekstherkenning kun je niet alleen gewone bestanden doorzoeken, maar ook gescande PDF’s. Handig als er veel papieren dossiers zijn ingescand. De automatische vertaalfunctie doet daar nog een schepje bovenop: teksten in het Duits, Frans of Engels worden direct leesbaar voor Nederlandse gebruikers, zonder dat je iets hoeft te kopiëren of apart te uploaden.

Een andere functie die veel tijd scheelt, is de zogeheten ‘red flag’-signalering. De software wijst automatisch op gevoelige passages of aandachtspunten in documenten, bijvoorbeeld bij contracten of notulen. Daardoor zie je sneller wat extra controle nodig heeft.

Bij projecten met meerdere partijen, zoals bieders, adviseurs of juristen, kan het stellen van vragen al snel rommelig worden. Drooms heeft daarom een speciale Q&A-structuur waarbij alle vragen, goedkeuringen en antwoorden netjes worden vastgelegd. Je kunt instellen wie mag reageren, vragen mag bekijken of doorsturen, wat bij grote deals veel verwarring voorkomt.

Drooms kosten zijn transparant opgebouwd. Er zijn pakketten die je direct kunt bestellen via de website, bijvoorbeeld voor kortdurende projecten of wanneer je zelf alles wilt instellen. Voor grotere trajecten is er ook een Enterprise-aanpak waarbij de inrichting op maat wordt afgestemd. Je hoeft dus niet eerst contact op te nemen voordat je aan de slag kunt, iets wat bij andere aanbieders vaak wel het geval is.

Onderweg werken met Drooms

Steeds meer mensen werken mobiel. Drooms speelt daarop in met een app voor iPhones en iPads waarmee je direct notificaties ontvangt, documenten kunt goedkeuren en opmerkingen kunt achterlaten. Handig voor bestuurders of adviseurs die veel onderweg zijn, maar toch betrokken willen blijven.

Voor Android is er geen aparte app beschikbaar. Je kunt wel via de browser werken, zowel op tablet als telefoon. De meeste functies blijven gewoon beschikbaar, al is het scherm op een kleiner toestel soms wat minder praktisch bij grote documenten. Wie veel mobiel wil werken, wordt aangeraden om de iOS-versie of een laptop te gebruiken.

Wat betreft veiligheid zit het goed. De toegang tot de virtuele data room van Drooms verloopt altijd via meerdere stappen. Gebruikers krijgen alleen te zien wat relevant is voor hun toegangsniveau, en beheerders kunnen precies volgen wie wanneer welk document heeft geopend. Dat is niet alleen prettig tijdens een controle, maar ook handig als je later moet aantonen wat er is gedeeld en met wie.

De software werkt goed samen met veelgebruikte systemen zoals Microsoft 365. Voor organisaties in Nederland die gewend zijn te werken met Word, Excel en Outlook, sluit de werkwijze van Drooms daar goed op aan. Je hoeft dus niet alles om te gooien of nieuwe tools te leren gebruiken.

Belangrijkste kenmerken in één overzicht

Drooms dataroom is ingericht voor situaties waarin snelheid, overzicht en controle bij elkaar komen. Onderstaande tabel laat zien wat je van het systeem mag verwachten op het gebied van veiligheid, gebruiksgemak en ondersteuning.

Past Drooms bij jouw organisatie?

De Drooms NXG dataroom komt het beste tot zijn recht in situaties waarin betrouwbaarheid en controle centraal staan. Denk aan teams die werken aan overnames, vastgoeddeals of andere trajecten waarbij meerdere partijen tegelijk meekijken. Vooral wanneer documenten herzien moeten worden door adviseurs, juristen en investeerders, is het fijn als je niets hoeft op te sturen of apart hoeft te delen.

Organisaties die werken met privacygevoelige informatie binnen Europa hebben baat bij een systeem dat hierop is afgestemd. De opslag binnen de EU, het strikt naleven van de AVG en de uitgebreide rapportagefuncties maken de Drooms data room een sterke keuze voor bedrijven die niets aan het toeval willen overlaten.

Bij korte projecten of kleinere teams, waar bijvoorbeeld alleen tijdelijk iets moet worden gedeeld, kunnen andere aanbieders aantrekkelijker zijn. Zeker als de voorkeur uitgaat naar werken met Android-toestellen, is het handig om vooraf goed af te wegen of de browserversie in zulke gevallen voldoende gebruiksgemak biedt.

Tot slot

Drooms onderscheidt zich door veilige opslag binnen Europa, uitgebreide rechteninstellingen en slimme functies zoals automatische vertalingen en een ingebouwde Q&A-omgeving. De virtuele data room is geschikt voor organisaties die snelheid willen combineren met controle. Flex-pakketten zijn direct te activeren; grotere projecten kunnen rekenen op een aanbod op maat. Controleer altijd eerst de actuele Drooms kosten via de officiële website. Zo weet je of deze Drooms dataroom past bij jouw traject.

Benieuwd hoe Drooms zich verhoudt tot een alternatief voor langdurige trajecten? Lees dan ook onze review van Intralinks.